Implantación de plataforma ERP Ingenios del Tucumán S.A. — Ingenio Concepción

Fases, hitos, dependencias y riesgos

Cinco fases, seis hitos, doce dependencias declaradas y un registro de riesgos con responsable.

Cómo se ejecuta este proyecto

Un ERP de esta magnitud no se pone en marcha de una vez. Se pone en marcha por partes, y cada parte tiene que quedar operativa, capacitada y aceptada antes de que la siguiente ocupe la atención de las mismas personas.

El plan se organiza en cinco fases y seis hitos. Las fases describen el trabajo; los hitos son los puntos donde el proyecto se detiene a verificar. Un hito no se cierra por fecha: se cierra contra un entregable verificable y un criterio escrito de antemano, que es el que figura en cada proceso de los puntos de alcance.

Las fases se superponen de forma deliberada. Mientras un área capacita y empieza a operar, la siguiente ya está en construcción. Esa superposición es lo que permite sostener el alcance en el plazo previsto, y es también lo que exige que las dependencias declaradas más adelante se cumplan en tiempo.

Las cinco fases

Fase 1 · Fundaciones. Infraestructura, tres ambientes, repositorio con sus reglas, relevamiento por área y plan detallado. No se construye funcionalidad: se construye la capacidad de construir. Cierra con las siete definiciones del Punto 0 tomadas.

Fase 2 · Almacén y Abastecimiento. Compras y solicitudes internas, estructura de almacenes, maestro de materiales, recepción, vales, pie de máquina y mantenimiento de equipos y flota. Es la primera puesta en producción real y la que instala la confianza en el sistema.

Fase 3 · Administración y Finanzas. Ventas y facturación, pagos y tesorería, cumplimiento fiscal, contabilidad y estructura analítica. Es la fase de mayor carga normativa y la que se valida contra períodos ya presentados.

Fase 4 · Personas y Planta. Legajos, tarja, liquidación de haberes con su corrida en paralelo, seguridad patrimonial, contratistas, seguridad e higiene y sistemas de gestión. Es la fase de mayor riesgo y la que tiene la dependencia de duración fija.

Fase 5 · Adopción y transferencia. Transversal a todo el proyecto. Portales, tableros, mesa de ayuda, asistente de inteligencia artificial, capacitación por área, tutoriales y transferencia tecnológica al equipo de Sistemas. Empieza temprano y termina último.

Los seis hitos

Dependencias a cargo de Ingenios

Este capítulo existe porque es el que más determina si el proyecto se cumple en plazo, y porque en la mayoría de los proyectos que se atrasan la causa no fue técnica.

Cada dependencia se declara con su responsable, el hito que condiciona y el efecto de su demora. No se enuncian para repartir culpas por anticipado: se enuncian para que ambos equipos sepan qué mirar en el comité de cada semana, cuando todavía hay margen para reaccionar.

Las dependencias se revisan semanalmente en el comité técnico y se elevan al comité de dirección cuando una de ellas pone un hito en riesgo. El estado de cada una es visible para ambos equipos en el sistema de gestión del proyecto.

Puesta en marcha y recalendarización

La puesta en marcha es escalonada. Cada fase entrega procesos completos y operativos. No hay un día de encendido general: hay cinco momentos de entrada en producción, cada uno con su capacitación previa, su acompañamiento reforzado posterior y su criterio de aceptación.

Dos procesos tienen un tratamiento especial:

• El corte contable se hace al inicio de un período, nunca en el medio.
• La liquidación de haberes se pone en marcha únicamente después de dos corridas en paralelo coincidentes y con acta de conformidad, según el procedimiento del punto 4.2. Ese procedimiento requiere períodos de calendario que no se aceleran asignando más personas.

Recalendarización. Un plan de seis meses sobre una organización de esta escala se ajusta durante la ejecución. Es lo esperable y no una señal de que algo salió mal.

El mecanismo es el siguiente: cuando una dependencia se demora o una definición cambia, el comité de dirección evalúa el impacto sobre los hitos siguientes y aprueba un plan actualizado, con constancia de qué se movió y por qué. La replanificación es un evento previsto en este documento y tiene procedimiento, en lugar de ser una conversación incómoda cuando la fecha ya pasó.

El alcance comprometido no se reduce por una recalendarización. Lo que se ajusta es el orden y el momento, sobre el backlog priorizado que el comité administra.

Pruebas y aceptación

Pruebas del equipo de VRP. Cada desarrollo se prueba sobre una base con datos equivalentes a los reales antes de proponerse para revisión, según el checklist del Punto 0.

Pruebas de usuario. Cada proceso se valida en el ambiente de homologación por los usuarios del área que lo va a operar, sobre casos reales elegidos por ellos. La validación la hace quien va a usar el sistema, no quien lo construyó.

Aceptación. Cada proceso tiene su criterio de aceptación escrito en los puntos de alcance, definido antes de empezar a construirlo. Un proceso se da por aceptado cuando ese criterio se cumple, se demuestra y queda registrado. No hay aceptación tácita por transcurso del tiempo.

Cierre de hito. Un hito se cierra cuando todos sus procesos están aceptados. El cierre lo registra el comité de dirección.

Registro de riesgos

El registro se revisa en el comité de dirección y se actualiza durante toda la ejecución. Un riesgo que se materializa deja de ser riesgo y pasa a ser un punto del plan de acción.

Capacitación y adopción

La capacitación no es una actividad de cierre. Ocurre dentro de cada fase, sobre el proceso que esa fase pone en marcha y con las personas que lo van a operar.

Por área y sobre casos propios. No se capacita sobre un sistema genérico: se capacita sobre el circuito de compras de Ingenios, con los materiales de Ingenios y la matriz de autorización de Ingenios.

Con registro. Cada instancia queda registrada con asistentes, contenido, minuta y constancia en el legajo. Además de ser buena práctica, es evidencia para los sistemas de gestión del Punto 6.

Con material que queda. Instructivo escrito por proceso y biblioteca de tutoriales en video, accesibles desde el propio sistema. La rotación de personal, especialmente la de temporada, hace que el material permanente valga más que la sesión presencial.

Con acompañamiento posterior. Las dos semanas siguientes a cada puesta en producción tienen atención reforzada sobre el área que entró.

Formación de referentes internos. En cada área se forma una persona con conocimiento más profundo, que resuelve las consultas de rutina de sus compañeros. Es lo que hace que la adopción no dependa de la disponibilidad de VRP ni sature al equipo de Sistemas.

Transferencia tecnológica al equipo de Sistemas

Es un entregable del proyecto, no un efecto colateral. El objetivo declarado es que al cierre de la Etapa 1 el equipo de Sistemas de Ingenios pueda mantener y extender el sistema sin depender de VRP.

La rampa, en cuatro pasos, según el modelo del Punto 0:

1. Observación guiada. Participan del diseño, leen el código mientras se escribe y asisten a las sesiones de explicación posteriores a cada entrega.
2. Primer cambio acompañado. Un desarrollador de Ingenios escribe un cambio real y lo lleva hasta producción, con acompañamiento en cada paso.
3. Autonomía por módulo. Toman el mantenimiento de módulos concretos, con las tres condiciones del Punto 0.
4. Régimen. Ambos equipos desarrollando y manteniendo.

Qué se transfiere, en concreto:

• Arquitectura de la plataforma y criterios de extensión.
• Estándares de desarrollo, control de versiones y revisión de código.
• Procedimiento de despliegue y operación de los ambientes.
• El catálogo de trampas conocidas de la plataforma, que es la experiencia acumulada de VRP en otros proyectos entregada por escrito.
• Uso gobernado de la asistencia por inteligencia artificial en el flujo de trabajo.
• Documentación del sistema, generada desde el propio sistema.

Cómo se mide. Al cierre de la Etapa 1, el equipo de Sistemas debe haber llevado a producción módulos propios y desarrollos sobre módulos existentes, revisados por VRP y en producción. Es un criterio verificable y figura entre los entregables del proyecto.

Gobierno del proyecto

Modalidad. Trabajo híbrido, con presencia en planta en los momentos que la requieren: relevamiento, validaciones con personal de planta, puestas en producción y capacitaciones. El resto del trabajo se ejecuta en forma remota.

Gestión. El proyecto se administra dentro del propio sistema, sobre el módulo de proyectos de la plataforma. Ingenios ve el avance real en la misma herramienta que está implementando, con acceso permanente y sin depender de un informe que alguien redacte.

Plataforma y forma de trabajo

Todo lo que se define y se construye antes de tocar el primer proceso.

0.0 · Por qué este punto va primero

Los puntos 1 a 9 de este documento describen qué vamos a construir. Este describe cómo, y va primero porque se define y se pone en marcha antes que cualquier otra cosa.

Acá está lo que Ingenios del Tucumán planteó desde la primera reunión: ser dueños del código, del conocimiento y de la infraestructura, con un equipo propio capaz de mantener y evolucionar el sistema. Eso no se resuelve con una cláusula al final del contrato. Se resuelve con decisiones de arquitectura que se toman antes de escribir la primera línea, y que después ya no se pueden tomar.

El Punto 0 se ejecuta durante la Fase 1 y termina con un entregable verificable: los ambientes operativos, el repositorio con sus reglas aplicadas, y el plan detallado aprobado.

0.1 · Infraestructura y ambientes

La infraestructura es contratada por Ingenios del Tucumán y de su titularidad. No es un detalle administrativo: es la primera condición de la soberanía tecnológica. Los servidores están a nombre de la empresa, con su acceso administrativo de nivel raíz, y VRP opera con credenciales nominadas, trazables y revocables en cualquier momento sin intervención nuestra.

Es un esquema distinto del que VRP aplica en la mayoría de sus proyectos, donde contrata y administra la infraestructura en nombre del cliente. Acá se propone al revés, porque es lo que corresponde al planteo de Ingenios.

Tres ambientes, y un cambio los recorre en orden

Nada llega a producción sin haber pasado por homologación. Y nadie edita archivos en el servidor — ni VRP ni Ingenios. Lo que corre en producción es exactamente lo que está en el repositorio, o se cae la posibilidad de responder qué entró y quién lo puso.

Dimensionamiento propuesto

Servidores virtuales privados, con separación entre el servidor de aplicación y el de base de datos. Esa separación permite escalar cada uno según su propio cuello de botella, y ampliar durante la zafra sin tocar el resto.

Sistema operativo Ubuntu Server LTS, base de datos PostgreSQL, servidor web Nginx con certificado renovado automáticamente. Transferencia mensual no inferior a 2 TB, ampliable durante la zafra. Todo software libre, sin costo de licenciamiento.

El dimensionamiento final se acuerda en la Fase 1 con el equipo de Infraestructura de Ingenios, contemplando el proveedor elegido y la integración con los mecanismos de monitoreo que la empresa ya utilice.

Respaldo en dos niveles

No son alternativas, son complementarios y cumplen funciones distintas.

Nivel 1 · En la nube. Copias diarias completas de la base y de los archivos adjuntos, con retención de las últimas treinta. Su función es la velocidad: ante una falla o un borrado accidental, la restauración se ejecuta sobre la misma infraestructura. Es el nivel que determina el tiempo real de recuperación.

Nivel 2 · En servidores propios de Ingenios. Réplica hacia la infraestructura física de la empresa, bajo su custodia exclusiva. Su función no es la velocidad sino la independencia: garantiza que Ingenios conserve sus datos aun ante la pérdida total del proveedor de hosting o cualquier escenario en que el entorno en la nube deje de estar disponible.

Ambos niveles se verifican con periodicidad definida mediante restauración efectiva, con registro del resultado. Un respaldo que nunca se restauró es una hipótesis, no un respaldo.

0.2 · El repositorio: el código es de Ingenios desde el día cero

Se crea un repositorio privado dedicado en GitHub, bajo la organización de Ingenios del Tucumán, con sus accesos y su administración. Contiene todo el código propio del sistema y nada más.

Acá está la diferencia más concreta entre esta propuesta y la práctica corriente del mercado. Lo habitual es comprometer la entrega del código fuente al finalizar el proyecto. Es una promesa razonable, y es también una promesa: el cliente no tiene forma de verificarla hasta que necesita ejecutarla, que suele ser el peor momento posible.

Acá no hay entrega final del código, porque el código ya está en poder de Ingenios desde el primer día. Cada desarrollo llega al repositorio en el momento en que se escribe, revisado y documentado, no cuando termina el contrato.

Las consecuencias prácticas:

• Ingenios ve el avance real día a día, no en una demostración mensual.
• Su equipo lee el código mientras se escribe, que es como efectivamente se aprende una plataforma.
• El historial completo de cambios, con autor, fecha y motivo, es propiedad de Ingenios.
• No existe el riesgo de que el conocimiento quede retenido en la infraestructura del proveedor.

La cláusula de cesión ordenada sigue existiendo en el anexo contractual, porque corresponde que exista. Pero en la práctica queda vacía de contenido: no hay nada que ceder que Ingenios no tenga ya.

idt-odoo-addons/
├── CLAUDE.md              ←  las reglas, para la IA
├── CONTRIBUTING.md        ←  las mismas reglas, para personas
├── docs/
│   ├── patrones.md        ←  de qué módulo copiar cada patrón
│   └── onboarding.md      ←  cómo levantar el proyecto desde cero
├── .github/
│   ├── CODEOWNERS         ←  quién aprueba los archivos compartidos
│   └── pull_request_template.md
├── modulos.yml            ←  qué módulos hay y qué extiende a qué
├── addons/
│   ├── vrp_*/             ←  módulos escritos por VRP
│   └── idt_*/             ←  módulos escritos por Ingenios
└── vendor/                ←  código de terceros con parches propios

Todos los módulos conviven en la misma carpeta. El prefijo dice quién lo escribió, no de quién es: cualquiera de los dos equipos puede modificar cualquier módulo.

0.3 · Cómo trabajamos los dos equipos

Sobre el sistema de Ingenios no va a trabajar un solo equipo. Van a trabajar dos. Ese es el pedido explícito del cliente, es la condición que hace posible la soberanía tecnológica, y es también la principal fuente de riesgo técnico si no se organiza antes de empezar.

Cuatro definiciones alcanzan.

Acceso. Los dos equipos trabajan sobre todo el código. No hay módulos reservados. Si algo hay que hacer, lo hace quien esté en condiciones, sin pedir permiso.

Revisión. Cada cambio pasa por otra persona. Todo entra a la línea principal por Pull Request con la aprobación de un responsable, y un responsable de cualquiera de los dos lados puede aprobar cualquier cambio. Nadie aprueba lo propio.

Espacios de nombres. Lo que un módulo agrega sobre algo compartido lleva su prefijo: campos, identificadores, vistas. Es lo que permite que ambos equipos extiendan los mismos modelos sin que lo que agrega uno ocupe el lugar de lo que agrega el otro.

Visibilidad. Ramas cortas y Pull Requests abiertos en borrador desde el primer día. Cada equipo sabe en qué anda el otro sin preguntar.

El modelo para la Etapa 1: construcción y traspaso

Durante los primeros meses, el equipo de Ingenios está incorporando una plataforma que no conocía, y el camino más rápido para eso es observar cómo se construye antes de construir. Por eso proponemos:

El acceso es abierto desde el día uno en cualquiera de las cuatro instancias. Lo que cambia no son los permisos, sino quién escribe y quién atiende primero cuando algo falla.

Despliegue: una sola puerta

Los despliegues a producción se hacen en una ventana fija y anunciada, semanal, no cuando cada cambio está listo. Agrupar tiene dos ventajas: si algo falla la lista de sospechosos es corta, e Ingenios sabe cuándo puede aparecer un comportamiento distinto en su sistema.

Cada despliegue queda registrado: qué entró, cuándo, quién lo aprobó y quién lo ejecutó. Varias manos pueden abrir la puerta; lo que no puede haber es más de una puerta.

Para las urgencias hay un procedimiento escrito: aviso al otro equipo, rama de corrección con el cambio mínimo, revisión abreviada pero revisión, y despliegue fuera de ventana con la regularización el mismo día. Una urgencia es una excepción con procedimiento, no una autorización a saltear el repositorio.

Y durante los períodos que Ingenios declare críticos —la zafra en primer lugar— la ventana se restringe a correcciones y a lo previamente acordado.

Mantenimiento y desarrollo nuevo

Conviene fijarlo por escrito antes de empezar, porque es la discusión que aparece en todos los proyectos de este tipo alrededor del cuarto mes.

La revisión de los Pull Requests del equipo de Ingenios, las consultas de arquitectura y las sesiones de explicación forman parte de la prestación corriente y no se facturan aparte.

0.4 · Inteligencia artificial en el trabajo, con reglas

El objetivo no es usar inteligencia artificial para programar. Es que las reglas de este proyecto estén escritas donde la herramienta las lea sola, para que cualquiera de los dos equipos obtenga el mismo comportamiento sin que haya que explicárselas cada vez.

Acá eso resuelve un problema que va en las dos direcciones. Al principio, un equipo escribe con convenciones de la plataforma que todavía no son suyas, y el otro escribe sobre un negocio que no conoce. Si las reglas y el contexto viven en el repositorio, el repositorio enseña para los dos lados: le señala a uno que el campo necesita prefijo, y al otro cómo funciona el proceso que está tocando. Es mucho más rápido que descubrirlo en la revisión de un Pull Request.

Cuatro capas, de lo general a lo específico.

Capa 1 · La constitución del proyecto. Un archivo en la raíz del repositorio, que se lee automáticamente al trabajar. Contiene lo no negociable: prefijos, formato de commits, dirección de las dependencias, ambientes, qué nunca se sube. No es documentación: es política ejecutable, y modificarla requiere la aprobación de un responsable de cada equipo.

Capa 2 · El contexto del negocio. Lo que alguien que nunca pisó un ingenio no puede deducir del código: cómo opera cada proceso, qué no se puede interrumpir, qué significa cada estado. Es la capa que aporta el equipo de Ingenios. Es lo que ellos saben y nosotros no, y escribirlo una vez evita explicarlo en cada revisión.

Capa 3 · Procedimientos con nombre. Cada operación repetible se escribe una vez, se versiona y se invoca por nombre: módulo nuevo, extensión nueva, revisar un Pull Request, preparar un despliegue, levantar un ambiente. Deja de ser lo que cada uno le pide a la herramienta y pasa a ser el procedimiento de la empresa.

Capa 4 · Controles automáticos. Lo que no puede depender de que alguien se acuerde va como verificación automática: escaneo de credenciales antes de cada commit, aviso si un campo nuevo sobre un modelo heredado no lleva prefijo. Detectarlo ahí cuesta segundos; detectarlo en producción cuesta semanas.

Límites que no se negocian

• Nunca escribe en un servidor sin confirmación explícita, y la autorización para homologación no vale para producción: son dos permisos distintos.
• Nunca incorpora cambios en silencio. Muestra el diferencial y espera confirmación.
• Nunca expone credenciales.
• Verifica antes de afirmar. Si dice que un módulo está instalado, es porque lo miró.

Este mismo marco gobierna después el asistente que usan los usuarios del sistema, descripto en el Punto 9. Una sola doctrina, aplicada a dos dominios.

0.5 · Propiedad, licencias y soberanía

Licenciamiento. La plataforma se distribuye bajo licencia LGPLv3, que garantiza a Ingenios del Tucumán el derecho perpetuo de uso, sin costo de licencia por usuario, sin costo anual y sin restricción de uso comercial. La incorporación de nuevos usuarios, sociedades o unidades operativas no genera costo de licenciamiento alguno, ni durante el proyecto ni después. Los componentes de infraestructura —sistema operativo, base de datos, servidor web— están amparados por licencias de software libre.

Los datos. Todo lo cargado, procesado y almacenado en el sistema es propiedad exclusiva de Ingenios del Tucumán, durante la relación y con posterioridad a ella. Al residir la infraestructura en su ámbito, la empresa dispone de acceso directo y permanente a la totalidad de sus datos, incluida la base, sin necesidad de solicitarlos.

El código desarrollado por VRP. Sobre la totalidad de ese código, sin distinción de origen, Ingenios recibe cesión de derechos de uso, modificación, explotación y transferencia a terceros, con carácter perpetuo e irrevocable, junto con el código fuente completo y su documentación. Puede modificarlo con equipo propio, encomendar su modificación a otro proveedor, o continuar usándolo indefinidamente sin relación comercial vigente con VRP, sin autorización ni aviso.

El código desarrollado por Ingenios es propiedad exclusiva de Ingenios desde su creación.

Qué ocurre el día que la relación termine

Es la pregunta que corresponde hacerle a cualquier oferente. La respuesta de esta propuesta se sostiene en hechos verificables antes de firmar, no en compromisos a cumplir después.

Cómo se termina. La relación puede finalizarse por decisión de cualquiera de las partes con un aviso por escrito de treinta días corridos, sin penalidad ni cargo de ninguna naturaleza. Durante ese plazo la prestación continúa con normalidad, y a partir de la finalización VRP acompaña la transición durante otros treinta días. No hay inversión inicial que recuperar ni permanencia mínima que cumplir.

El último punto de la tabla merece una aclaración honesta. Que Ingenios pueda reemplazar a VRP sin rehacer su sistema es una característica de la decisión tecnológica, y la presentamos como argumento a favor aun cuando reduce nuestra propia posición negociadora. Preferimos competir por la calidad del servicio antes que por la dificultad de reemplazarnos.

0.6 · Transferencia de conocimiento y capacitación

Es un entregable del proyecto, no un efecto colateral. Y no ocurre al final: ocurre a medida que el proyecto avanza, porque el conocimiento se transfiere trabajando, no en una capacitación de cierre.

Al equipo de Sistemas de Ingenios

Lo que se transfiere, en concreto:

• Arquitectura de la plataforma y criterios de extensión.
• Estándares de desarrollo, control de versiones y revisión de código.
• Procedimiento de despliegue y operación de los tres ambientes.
• El catálogo de trampas conocidas de la plataforma: la experiencia acumulada por VRP en otros proyectos industriales, entregada por escrito. Qué rompe al tocar los recursos estáticos, qué exige reinicio completo, qué comportamientos de la localización ya nos costaron tiempo. Es conocimiento que normalmente se paga con horas perdidas.
• Uso gobernado de la asistencia por inteligencia artificial en el flujo de trabajo.
• Documentación del sistema, generada desde el propio sistema.

Cómo se mide. Al cierre de la Etapa 1, el equipo de Ingenios debe haber llevado a producción módulos propios y desarrollos sobre módulos existentes, revisados por VRP y en producción. Es un criterio verificable y figura entre los entregables del proyecto. No decimos que los capacitamos: mostramos qué produjeron.

A los usuarios de cada área

La capacitación ocurre dentro de cada fase, sobre el proceso que esa fase pone en marcha y con las personas que lo van a operar.

Sobre casos propios. No se capacita sobre un sistema genérico: se capacita sobre el circuito de compras de Ingenios, con sus materiales y su matriz de autorización.

Con registro. Cada instancia queda asentada con asistentes, contenido, minuta y constancia en el legajo, sobre el mismo módulo que atiende las capacitaciones de seguridad e higiene del Punto 6. Además de buena práctica, es evidencia para los sistemas de gestión.

Con referentes internos. En cada área se forma una persona con conocimiento más profundo, que resuelve las consultas de rutina de sus compañeros. Es lo que hace que la adopción no dependa de la disponibilidad de VRP ni sature al equipo de Sistemas.

Con acompañamiento reforzado durante las semanas posteriores a cada puesta en producción.

La videoteca

Se construye una biblioteca de tutoriales en video dentro del propio sistema, organizada por proceso y accesible desde donde el usuario está trabajando, no en una carpeta compartida que nadie encuentra.

Cada video se publica con permisos por rol: el personal de almacén ve los de almacén, el de Recursos Humanos los suyos, y los administradores ven todo. Un usuario nuevo entra y encuentra exactamente el material que le corresponde a su puesto, sin tener que preguntar ni recibir un instructivo por correo.

Esto no es un accesorio en una empresa con la estacionalidad de un ingenio: la incorporación de personal de temporada todos los años hace que el material permanente valga más que la sesión presencial. La videoteca se alimenta durante todo el proyecto y queda como activo de Ingenios.

VRP cuenta con este módulo desarrollado y en producción en otro cliente.

0.7 · Relevamiento y plan detallado

En paralelo con la puesta en marcha de la plataforma, se releva cada área con sus referentes y se produce el plan detallado que rige el resto de la Etapa 1: alcance confirmado por proceso, criterios de aceptación, dependencias a cargo de Ingenios, hitos y registro de riesgos.

El relevamiento se documenta y vuelve al área para su validación: lo que no valida el área, no es un requerimiento.

0.8 · Qué se acuerda antes de crear el primer módulo

Estas definiciones se cierran entre ambos equipos durante la Fase 1 y forman parte de sus entregables.

0.9 · Entregable del Punto 0

Los tres ambientes operativos con respaldo verificado por restauración efectiva · El repositorio creado bajo la organización de Ingenios, con sus reglas escritas y aplicadas automáticamente · Las ocho definiciones del punto anterior acordadas · El plan detallado aprobado por el comité de dirección.

Es el Hito 1 del proyecto.

Administración

Compras, pagos, ventas, tesorería, impuestos, contabilidad e información gerencial.

1.0 · El circuito administrativo de un ingenio

Tres rasgos lo separan de una empresa industrial promedio, y condicionan el diseño.

La estacionalidad. El volumen de compras, recepciones y pagos durante la zafra no se parece al de la interzafra. El sistema tiene que soportar ese pico sin que los circuitos de aprobación se conviertan en un cuello de botella cuando la fábrica no puede parar.

La criticidad de la disponibilidad. Una compra demorada de un repuesto durante la molienda cuesta mucho más que el repuesto. El circuito necesita vías rápidas que queden registradas, en lugar de excepciones informales que nadie puede auditar después.

El peso del cumplimiento fiscal. Es el frente donde con más frecuencia fracasan las implementaciones de ERP en Argentina, porque suele subestimarse al ofertar y descubrirse al poner en marcha. Se trata en el 1.5.

1.1 · Compras

Situación y necesidad. El origen de la compra es el sector que necesita el bien o el servicio. Hoy ese pedido nace fuera de un sistema formal, lo que impide medir el tiempo entre la necesidad y la entrega, conocer la demanda real por sector y aplicar un criterio uniforme de autorización.

Base integrada por VRP. La plataforma no incorpora de forma nativa la solicitud interna de compra: se resuelve con el componente de la comunidad que aporta el documento y su trazabilidad hasta la orden. El circuito de autorización se construye sobre validación por niveles, que permite definir aprobadores por monto, categoría, centro de costo y sector. Los acuerdos de compra y la comparación de ofertas alternativas son parte del núcleo de la plataforma.

Configuración y desarrollo específico.

• Cadena de aprobación de compras con condicionante de monto o niveles de jerarquía: umbrales por monto, tipo de gasto y sector, con aprobadores titulares y suplentes.
• Vía rápida para zafra, con menos pasos de aprobación pero con registro de quién la invocó y por qué. La urgencia se documenta, no se saltea.
• Comparador de ofertas con criterio de adjudicación registrado, de modo que quede asentado por qué se eligió un proveedor cuando no fue el de menor precio.
• Imputación analítica obligatoria en el origen: el costo queda asignado desde el primer documento y no hay que reconstruirlo al cierre.
• Órdenes abiertas y acuerdos de suministro recurrente para insumos de consumo continuo.
• Alertas de vencimiento de documentación del proveedor, conectadas con el registro de contratistas del Punto 5. Un proveedor con seguro vencido no debería poder ingresar a planta, y hoy esa conexión no existe.
• Indicadores de ciclo entre solicitud, aprobación, orden y recepción.

Entregables. Circuito completo configurado y probado · Matriz de autorización documentada y firmada · Comparador de ofertas · Alertas de documentación de proveedores · Instructivo y video tutorial · Tableros por estado, sector, proveedor y familia.

Participación de Ingenios. Gerencia Administrativa y responsables de sector para la matriz de autorización, en dos talleres. Jefatura de Compras y compradores para el circuito y las reglas de adjudicación. El equipo de Sistemas acompaña en modalidad de observación guiada, con explicación posterior del diseño aplicado.

Criterio de aceptación. El circuito opera de extremo a extremo en homologación, desde la solicitud hasta la recepción en almacén, respetando la matriz de autorización y con la imputación analítica correcta, con al menos un caso de insumo, uno de repuesto y uno de servicio.

1.2 · Pagos

Situación y necesidad. Carga de la factura del proveedor, cotejo contra la orden y la recepción, generación de la orden de pago con sus retenciones y envío del comprobante. Es el proceso de mayor volumen administrativo y el de mayor carga manual.

Base integrada por VRP. Contabilidad por partida doble, factura de proveedor y cotejo a tres vías entre orden, recepción y factura. Para el circuito argentino, el grupo de pagos —que permite cancelar varias facturas con varios medios en un solo documento, tal como opera la práctica local— y el motor de retenciones.

Configuración y desarrollo específico.

• Circuito de recepción, control y aprobación de la factura, con bloqueo del pago ante diferencias contra la orden.
• Órdenes de pago con cálculo automático de retenciones y emisión de los certificados.
• Envío automático de la orden de pago y sus certificados al proveedor.
• Carga asistida por inteligencia artificial: lectura de la factura desde fotografía o archivo, con identificación de proveedor, tipo de comprobante, productos o servicios, alícuotas, percepciones y totales, y generación del documento en borrador para revisión humana.

La herramienta que crea una factura de proveedor en borrador a partir de una instrucción está operativa hoy en un entorno productivo de VRP. Lo que se construye para Ingenios es la extracción desde imagen y archivo, y su ajuste sobre los proveedores reales del ingenio.

Cómo se mide. El sistema lleva su propio tablero de precisión por proveedor y por campo. Si la lectura de un proveedor no alcanza el nivel acordado, ese proveedor vuelve a carga manual hasta corregirlo. La decisión se toma con datos, no con impresiones.

Entregables. Circuito de cuentas a pagar · Retenciones automáticas con certificados · Envío automático · Carga asistida con su tablero de precisión · Capacitación al área.

Participación de Ingenios. Cuentas a Pagar y Tesorería. Se requiere un lote de facturas reales de proveedores habituales para el ajuste, y la Gerencia Administrativa define el umbral a partir del cual una factura leída automáticamente exige doble control.

Criterio de aceptación. Un lote de facturas reales se procesa con carga asistida y revisión humana, las órdenes de pago se generan con retenciones verificadas contra el cálculo manual, y los certificados se emiten y envían sin intervención técnica.

1.3 · Ventas

Situación y necesidad. Emisión de comprobantes con validez fiscal, seguimiento de la cuenta corriente e imputación de los cobros. Durante la Etapa 1 el producto terminado se origina en el sistema de fábrica; la frontera se detalla en el capítulo de interfaces.

Base integrada por VRP. Presupuesto, pedido y listas de precios con vigencia, más la localización argentina con sus tipos de documento, puntos de venta, notas de crédito y débito, y la conexión con los servicios del organismo fiscal.

Configuración y desarrollo específico.

• Tipos de documento, puntos de venta y numeración según la estructura fiscal de Ingenios.
• Listas de precios por canal y condición comercial.
• Resumen de cuenta corriente con antigüedad de saldos, exportable y enviable.
• Imputación de cobros contra comprobantes, con tratamiento de pagos parciales y a cuenta, y conciliación de las transferencias recibidas.
• Normalización y unicidad de identificación tributaria, que evita el problema clásico del mismo cliente cargado tres veces con tres grafías distintas.
• Interfaz con el sistema de fábrica para el origen de las entregas de producto terminado.

Entregables. Circuito de ventas y facturación · Comprobantes fiscales operativos · Resumen de cuenta corriente · Imputación de cobros · Capacitación a Comercial y Facturación.

Participación de Ingenios. Facturación, Créditos y Cobranzas, y Comercial. Se requiere la definición de la estructura de puntos de venta y la validación del padrón de clientes a migrar.

Criterio de aceptación. Se emiten en el entorno de homologación fiscal todos los tipos de comprobante que Ingenios utiliza, se imputan cobros parciales y totales, y el resumen de cuenta corriente coincide con el mayor contable.

1.4 · Tesorería

Situación y necesidad. Administración de valores, cheques propios y de terceros, movimientos bancarios y conciliación. En una empresa de esta escala son procesos de alto consumo de horas y alta exposición al error.

Base integrada por VRP. Diarios bancarios, registro de pagos y cobros, extractos y conciliación, más la gestión completa de cheques propios, de terceros y diferidos, con sus estados y su cartera. A esto se suman los desarrollos propios de VRP para cheques electrónicos, operación de pagos y tipo de cambio manual.

Límite declarado. La interfaz avanzada de conciliación bancaria pertenece a la edición Enterprise de la plataforma. Se resuelve con el componente equivalente de la comunidad, mediante importación de extractos y reglas de conciliación automática. Es una diferencia de ergonomía y no de capacidad; el resultado contable es equivalente. Lo dejamos escrito acá para que no aparezca durante la implementación.

Configuración y desarrollo específico.

• Diarios, cuentas bancarias y medios de pago de Ingenios.
• Cartera de cheques con estados y alertas de vencimiento.
• Cheques electrónicos.
• Reglas de conciliación automática sobre los movimientos de mayor recurrencia.
• Tratamiento de la diferencia de cambio con su documentación fiscal.
• Tablero de posición financiera diaria, base del flujo de fondos del 1.7.

Entregables. Tesorería configurada · Cartera de cheques operativa · Conciliación con reglas automáticas · Tablero de posición financiera · Capacitación al área.

Participación de Ingenios. Tesorería y Contaduría. Se requieren los extractos bancarios de un período cerrado para calibrar las reglas de conciliación.

Criterio de aceptación. Se concilia un mes completo de movimientos de la cuenta de mayor volumen, con las reglas automáticas resolviendo la mayor parte de las partidas, y el saldo contable coincide con el extracto.

1.5 · Impuestos

En una empresa de esta escala el cumplimiento fiscal no se resuelve con una configuración. Es un subsistema.

Todas las automatizaciones que siguen están hoy instaladas y operando en entornos productivos de clientes de VRP. Ninguna es un desarrollo a comprometer, y todas pueden demostrarse en vivo durante la evaluación de esta propuesta.

Qué se construye para Ingenios. No las automatizaciones, sino su parametrización sobre la realidad fiscal de la empresa: el mapa de regímenes en los que actúa como agente de retención y de percepción, las jurisdicciones de Ingresos Brutos involucradas, el convenio multilateral si corresponde, las posiciones fiscales por tipo de contraparte y el calendario de obligaciones.

Entregables. Matriz de regímenes y posiciones fiscales documentada · Automatizaciones parametrizadas y probadas contra un período cerrado real · Libros de IVA conciliados contra la liquidación ya presentada · Tablero de vencimientos · Capacitación al área Impositiva.

Participación de Ingenios. El área Impositiva y el estudio contable externo, si interviene. Se requiere un período fiscal cerrado completo para la validación cruzada. Es la actividad de mayor valor de todo el punto.

Criterio de aceptación. Los libros de IVA generados por el sistema para un período cerrado coinciden con los presentados ante el organismo fiscal, y las retenciones y percepciones calculadas coinciden con las efectivamente practicadas. La prueba no es que el sistema calcule, sino que calcule lo mismo que ya se presentó.

1.6 · Contabilidad

Situación y necesidad. Que la contabilidad se alimente de los circuitos operativos en lugar de reconstruirse a partir de ellos.

Base integrada por VRP. Contabilidad completa por partida doble, con contabilidad analítica, asientos automáticos desde los documentos operativos, asientos manuales y reportes.

Configuración y desarrollo específico.

• Plan de cuentas y diarios de Ingenios.
• Asientos automáticos desde compras, ventas, tesorería, almacén y haberes.
• Asientos manuales y su circuito de revisión.
• Estructura analítica por centro de costo, que es el cimiento del costeo industrial de la Etapa 2. Construirla después obligaría a rehacer la contabilidad, y por eso se define ahora aunque su aprovechamiento pleno llegue con Producción.
• Libro diario y reportes contables.
• Bienes de uso y amortizaciones: registro de los activos, su plan de amortización, el asiento periódico y las altas, bajas y transferencias entre áreas. Se resuelve con el componente de gestión de activos de la comunidad, integrado por VRP.
• Cierres de período.

Entregables. Plan de cuentas y diarios · Asientos automáticos desde los circuitos · Estructura analítica documentada · Cierre de período operativo.

Participación de Ingenios. Contaduría define el plan de cuentas y la estructura analítica. Esta última conviene definirla con la jefatura de Fábrica presente, porque los centros de costo que se creen ahora son los que van a sostener el costeo de la Etapa 2.

Criterio de aceptación. Un cierre de período se completa con la contabilidad alimentada desde los circuitos operativos, sin carga manual de asientos de rutina.

1.7 · Información Gerencial

El punto 1.7 pide tres cosas: flujo de fondos, parte diario de molienda y producción. Son los informes con los que se conduce la empresa, y hoy se arman a mano, con datos que salen de más de un lugar y que llegan tarde.

Tienen entre sí una diferencia importante, y este apartado la trata de frente porque condiciona lo que se puede comprometer.

Flujo de fondos

Es la proyección de la posición financiera: cuánto hay, cuánto se va a cobrar, cuánto hay que pagar y en qué momento. No es un informe de lo que pasó, es una herramienta para decidir lo que viene.

Todos los datos que lo alimentan se producen dentro de la Etapa 1: vencimientos de facturas de proveedores y de cuentas por cobrar, cartera de cheques con sus fechas, saldos bancarios conciliados y compromisos de compra ya emitidos.

• Proyección por período, con el horizonte que Ingenios defina, alimentada automáticamente desde los circuitos de los puntos anteriores.
• Distinción entre comprometido y estimado: una factura con vencimiento es un compromiso; una orden de compra pendiente de facturar es una previsión. El informe no puede mezclarlas.
• Movimientos recurrentes previsibles: haberes, cargas sociales, obligaciones fiscales, servicios.
• Escenarios sobre la cobranza esperada.
• Estacionalidad contemplada: la estructura de ingresos y egresos de la zafra no se parece a la de la interzafra, y un flujo de fondos que no lo considere no sirve para decidir.

Parte diario de molienda y producción

Es el informe con el que se sigue la zafra día por día: caña molida del día y acumulada, rendimiento, producción obtenida por producto, tiempo efectivo de molienda, tiempo perdido con sus causas y existencias de producto terminado.

Estos datos no se producen en el alcance de la Etapa 1. Nacen en el proceso industrial, que corresponde al Punto 3 y está reservado para la Etapa 2. Comprometer el informe sin decir de dónde salen los datos sería prometer algo que no controlamos.

Cómo lo resolvemos igual. Se construye el informe completo, y en la Etapa 1 se alimenta mediante un archivo estructurado que el sistema de fábrica exporta con la periodicidad que corresponda. Tres ventajas sobre posponerlo:

Ingenios tiene el parte diario desde la Etapa 1, integrado al mismo sistema donde están las compras, los costos y la contabilidad, en lugar de en una planilla separada. Que el dato entre por archivo no cambia lo que la dirección ve.

El trabajo del otro lado es exportar, no integrar. No exige que el sistema de fábrica construya una interfaz en línea ni que su responsable desarrolle nada.

El diseño se hace una sola vez. La estructura del archivo se define en la Fase 1 con el mismo formato que en la Etapa 2 va a llenarse solo. Un informe, dos formas de alimentarlo.

El circuito de carga incluye validación de consistencia con rechazo informado —un archivo mal formado no entra en silencio— y reproceso sin efecto duplicado.

Entregables. Flujo de fondos operativo con escenarios · Parte diario con su circuito de carga validado · Estructura de archivo documentada · Acumulados de zafra y comparación interanual · Integración a los tableros de dirección.

Participación de Ingenios. Contaduría y Tesorería para el flujo de fondos. Dirección y jefatura de Fábrica para el contenido del parte. El referente del sistema de fábrica define qué puede exportar y en qué formato: es una dependencia declarada del cronograma.

Criterio de aceptación. La proyección reproduce el flujo real de un período dentro del margen que Contaduría acepte, y un período de partes diarios cargados desde archivo reproduce el informe que Ingenios produce hoy por sus propios medios.

Por qué este apartado importa más de lo que parece

Es el único lugar del mapa donde la dirección de la empresa aparece como usuaria directa del sistema. Todos los demás puntos sirven a un área; este sirve a quien decide.

Es también donde la Etapa 1 empieza a construir el puente hacia la Etapa 2: la estructura del intercambio con fábrica, el modelo de datos de producción y los acumulados de zafra quedan definidos y funcionando desde el primer año. Cuando el proceso industrial se incorpore, no hay que rehacer el informe: hay que cambiar de dónde viene el dato.

Almacén

Despacho, administración de almacenes y almacén de materia prima.

2.0 · Tres universos con lógicas distintas

El almacén de un ingenio administra tres cosas que se parecen poco entre sí.

Los insumos de proceso —cal, azufre, floculantes, ácidos— de consumo continuo y alto volumen. Los repuestos, de baja rotación y alta criticidad, donde el costo de no tener stock durante la molienda supera con holgura el costo de inmovilizar. Y los materiales generales.

Tratarlos con una regla de reposición única es la forma más rápida de quedarse sin lo que importa y lleno de lo que no.

2.1 · Despacho

Situación y necesidad. La salida de materiales del almacén hacia los sectores. Es el proceso de mayor frecuencia diaria del punto y el que determina si el costo queda bien imputado.

Base integrada por VRP. Transferencias internas y consumos con imputación analítica, más el comprobante de vale de existencias, en producción.

Configuración y desarrollo específico.

• Vale de despacho con imputación obligatoria a centro de costo y, cuando corresponda, a equipo u orden de trabajo del Punto 7.
• Interfaz simplificada de emisión, pensada para el personal de almacén y no para un usuario administrativo.
• Autorización de retiro según material, sector y monto.
• Devolución de material no consumido.

Entregables. Circuito de vales · Interfaz simplificada · Reglas de autorización · Circuito de devolución · Capacitación al personal de almacén.

Participación de Ingenios. Almacenes y responsables de sector. Qué materiales requieren autorización y quién la otorga es una definición de la empresa.

Criterio de aceptación. Un vale emitido desde la interfaz simplificada descuenta el stock, imputa el costo al centro correcto y queda trazable hasta el sector y la persona que retiró el material.

2.2 · Administración de almacenes

Es el apartado más extenso del punto y contiene tres procesos con pesos muy distintos.

Estructura de almacenes, depósitos y ubicaciones

Situación y necesidad. Organizar el almacenamiento físico y lógico de modo que el sistema refleje dónde está realmente cada material y quién responde por él.

Base integrada por VRP. La gestión de inventario cubre con solvencia la estructura multi almacén, las ubicaciones jerárquicas, los tipos de operación, las rutas de abastecimiento, las reglas de reposición por mínimos y máximos por ubicación, el control por lote y número de serie, el inventario cíclico y la trazabilidad completa de movimientos. Es de las áreas donde el estándar exige poco desarrollo y mucha decisión de diseño.

Configuración y desarrollo específico.

• Estructura de almacenes, depósitos y ubicaciones de Ingenios, con responsables.
• Política de reposición diferenciada: consumo continuo para insumos de proceso, punto de pedido con stock de seguridad de zafra para repuestos críticos.
• Ajustes de stock e inventario cíclico por familia y criticidad, con aprobación por niveles.
• Transferencias entre depósitos, con recepción en tránsito para los distantes.
• Identificación de materiales peligrosos y su vinculación con el Punto 6.

Participación de Ingenios. Jefatura de Almacenes y responsables de depósito. La clasificación de criticidad de repuestos es una decisión del cliente y no puede tomarla el implementador.

Criterio de aceptación. La estructura refleja la realidad física del ingenio y una prueba de recuento cíclico sobre una familia completa cierra con las diferencias ajustadas y autorizadas.

Maestro de materiales

Situación y necesidad. Es el cimiento de todo el punto. Sin catalogación normalizada no hay control de stock confiable, ni comparación de precios entre proveedores, ni costo por equipo, ni detección de duplicados. Es también el trabajo más subestimado de cualquier implementación industrial, y conviene decirlo con todas las letras antes de empezar.

Base integrada por VRP. Ficha de producto con categorías jerárquicas, unidades de medida y conversiones, referencias internas, códigos de barras, referencias cruzadas de proveedor y atributos. Más las herramientas propias de VRP de administración y exploración del catálogo.

Configuración y desarrollo específico.

• Estructura de catalogación por familia y subfamilia, con criterio de codificación definido junto con Ingenios.
• Campos de criticidad, equivalencias entre materiales sustituibles y vinculación con los equipos que los consumen, como base para el Punto 7.
• Herramientas de detección de duplicados durante la migración.
• Reglas de alta de nuevos materiales, con responsable y validación.

Nota de alcance. La normalización del maestro es un trabajo conjunto y su duración depende del estado del catálogo actual. Se dimensiona durante la Fase 1 y constituye una de las dependencias declaradas del cronograma. La calidad del dato de origen es responsabilidad de Ingenios; el acompañamiento metodológico y las herramientas de depuración son responsabilidad de VRP.

Participación de Ingenios. Alta. Almacenes, Compras y Mantenimiento. Es el proceso que más dedicación del cliente demanda en toda la Etapa 1 y así está previsto.

Criterio de aceptación. El maestro migrado no contiene duplicados detectables por los controles definidos, cada material tiene familia, unidad y criticidad asignadas, y las reglas de alta están operativas con responsable designado.

Recepción de materiales, repuestos y materia prima

Situación y necesidad. El ingreso de materiales, su verificación contra la orden y la habilitación del circuito de pago. La recepción es donde se detectan las diferencias, y el control tiene que ser efectivo sin frenar la operación.

Base integrada por VRP. Recepción contra orden, recepciones parciales, control por lote y serie, registro de diferencias y devolución al proveedor. Más el desarrollo propio de VRP que separa la salida a tránsito de la recepción aprobada por el almacén de destino, que es exactamente el problema de una planta con depósitos distribuidos.

Límite declarado. El módulo de Control de Calidad pertenece a la edición Enterprise de la plataforma. En la edición que se implementa, el control en recepción se resuelve con los componentes equivalentes de la comunidad, que cubren los puntos de control, los criterios de inspección y el registro del resultado.

Configuración y desarrollo específico.

• Circuito de recepción con aprobación del almacén receptor.
• Puntos de control de calidad en la recepción de insumos de proceso, con registro del resultado del análisis.
• Gestión de diferencias y devoluciones con su documentación fiscal.
• Trazabilidad entre orden, recepción y factura.

Participación de Ingenios. Almacenes, Compras y el laboratorio que realiza los análisis de insumos.

Criterio de aceptación. Se procesa una recepción completa, una parcial, una con diferencia y una con devolución, y en los cuatro casos la trazabilidad entre orden, recepción y factura es verificable.

2.3 · Almacén de materia prima

Apartado incorporado al mapa funcional en su versión de agosto de 2026.

Situación y necesidad. Se requiere un almacén intermedio, próximo a la línea de proceso, desde el cual se toman las materias primas —azufre, cal y otros insumos— para la preparación. Funciona como punto de consumo del sector: recibe del almacén central y entrega al proceso. Hoy ese tramo del recorrido del material no tiene registro sistemático, de modo que no se conoce el consumo real por sector ni el saldo efectivamente disponible al pie de la línea.

Base integrada por VRP. Se resuelve con capacidades nativas de la gestión de inventario. Un pie de máquina es una ubicación interna con responsable asignado, saldo propio y trazabilidad de entradas y salidas.

No exige un desarrollo de fondo, y conviene decirlo: el valor de este apartado está en el diseño del circuito y en la comodidad de uso, no en construir un módulo nuevo.

Configuración y desarrollo específico.

• Definición de los pies de máquina, con su responsable y su lista de materiales habilitados.
• Circuito de solicitud y aprobación del traslado de materia prima desde el almacén central, tal como lo plantea el mapa funcional. La reposición automática por mínimos y máximos queda disponible como opción configurable por material, para los insumos donde el circuito de aprobación no aporte valor.
• Registro de consumo desde una interfaz simplificada, operable desde dispositivo móvil en planta.
• Devolución al almacén central del material no consumido.
• Recuento periódico del pie de máquina, con circuito de ajuste y responsable.
• Consultas de saldo y reportes de consumo por sector y por período, base para el costeo de la Etapa 2.

Frontera con la Etapa 2. La preparación propiamente dicha, es decir la transformación del insumo en el preparado que ingresa al proceso, corresponde al Punto 3. La Etapa 1 entrega el control de existencias y consumos; la Etapa 2 lo conecta con la orden de producción. El diseño contempla esa conexión futura y no la obstruye.

Entregables. Pies de máquina configurados con responsables · Circuito de solicitud y aprobación · Interfaz simplificada de consumo · Circuito de recuento y ajuste · Reportes de consumo por sector.

Participación de Ingenios. Jefatura de Fábrica y responsables de sector para definir los pies de máquina y sus materiales habilitados. Personal de planta para validar la interfaz: si no resulta cómoda de usar en la línea no se usa, y el registro vuelve al papel.

Criterio de aceptación. Un pie de máquina completa un ciclo en homologación: solicitud, aprobación, traslado desde el central, consumos registrados desde la interfaz simplificada, devolución, recuento y ajuste, con el consumo del período correctamente imputado al sector.

Ingenio

Reservado para la Etapa 2. Aparece porque condiciona decisiones que se toman ahora.

3.0 · Por qué este punto tiene su lugar en este documento

El Punto 3 no forma parte del alcance de la Etapa 1. Aparece igual, y con su numeración original, por tres motivos.

Porque es el corazón del negocio y omitirlo daría la impresión de que no lo consideramos. Porque condiciona decisiones que se toman ahora: la estructura analítica de costos, el modelo de datos de producción y el diseño del intercambio con el sistema de fábrica se definen en la Etapa 1 pensando en cómo va a entrar la Etapa 2. Y porque el criterio de qué queda adentro y qué queda afuera solo se entiende viendo las dos partes juntas.

3.1 · Qué comprende

A esto se suman dos alcances que el relevamiento incorporó y que también corresponden a esta etapa: el costeo industrial por producto y subproducto, y la integración con los automatismos de fábrica.

3.2 · Qué se construye en la Etapa 1 pensando en este punto

No es una lista de promesas: son decisiones que ya están tomadas en el alcance de la Etapa 1 y que existen porque este punto va a llegar.

La estructura analítica de costos. Se define en el Punto 1 con la jefatura de Fábrica presente. El costeo industrial requiere que exista Producción, pero la estructura de centros de costo que lo va a sostener se crea ahora. Hacerlo al revés obligaría a rehacer la contabilidad.

El almacén de materia prima. El Punto 2 entrega el control de existencias y consumos del pie de máquina. La Etapa 2 lo conecta con la orden de producción sin rehacerlo.

El consumo de combustible por vehículo de campo. El Punto 8 lo registra y lo valoriza por prestador. La Etapa 2 lo conecta con la liquidación de servicios.

El registro de contratistas y prestadores. Los Puntos 4 y 5 construyen el padrón, su documentación habilitante y su control de ingreso. La Etapa 2 lo usa para la liquidación.

La captura de tareas de campo. El Punto 4 construye el circuito que las convierte en liquidación y lo alimenta por archivo durante la Etapa 1. Cuando el apartado 3.8 se incorpore, ese mismo circuito se llena solo.

El intercambio con el sistema de fábrica. El informe de molienda del Punto 1 y las entregas de producto terminado del Punto 1.3 definen la estructura de datos que la Etapa 2 va a producir de forma nativa.

3.3 · Cuándo conviene abordarlo

Los procesos de este punto solo pueden relevarse en operación, y la operación ocurre durante la zafra. Un relevamiento de canchón, laboratorio y producción hecho en interzafra se apoya en descripciones; hecho en zafra se apoya en observación.

Por eso el ordenamiento natural es que la Etapa 2 releve durante la zafra siguiente al cierre de la Etapa 1, con el sistema administrativo ya funcionando y con el equipo de Sistemas de Ingenios en condiciones de participar de la construcción y no solo de recibirla.

El alcance, el plan y las condiciones de la Etapa 2 se acuerdan por separado.

Recursos Humanos

Tarja, liquidación de haberes, indumentaria y contratistas.

4.0 · Advertencia inicial, y por qué la hacemos

Este es el punto de mayor riesgo de la Etapa 1. Más que cualquier otro, incluidos los que parecen más complejos.

La razón no es técnica. Es que una liquidación de haberes incorrecta tiene consecuencias legales, gremiales y personales inmediatas, y no admite el margen de tolerancia que cualquier otro proceso permite durante una puesta en marcha. Un error en una orden de compra se corrige. Un error en un recibo de sueldo se discute con el trabajador, con el gremio y eventualmente ante la autoridad.

Por eso este punto se ofrece con una metodología de puesta en marcha más exigente que el resto del proyecto, con supuestos explícitos sobre qué aporta cada parte, y con una corrida en paralelo que no es negociable.

VRP ha implementado liquidación de haberes sobre esta plataforma en entornos productivos argentinos, y la dirección del proyecto tiene experiencia directa en ello. La advertencia no expresa desconocimiento, expresa lo contrario.

4.1 · Legajos y tarja

Legajos y estructura organizativa

Situación y necesidad. Registro único del personal con su historia laboral, su encuadramiento y su documentación. Es la base de todo lo demás.

Base integrada por VRP. Legajo con datos personales, laborales y bancarios, estructura organizativa con departamentos y puestos, organigrama, gestión de contratos con fechas, categorías y condiciones, y control de vencimientos documentales.

Configuración y desarrollo específico.

• Estructura organizativa de Ingenios, con áreas, sectores y puestos.
• Encuadramiento por convenio y categoría, con las escalas vigentes.
• Distinción entre personal permanente y personal de zafra, con los circuitos de alta y baja masiva que la estacionalidad exige. Dar de alta individualmente al personal de temporada no es viable.
• Documentación del legajo con control de vencimientos.
• Antigüedad y su cómputo, incluida la reconocida de temporadas anteriores.

Participación de Ingenios. Recursos Humanos. Se requiere el padrón completo con antigüedades y encuadramientos validados: es la dependencia más crítica del cronograma de este punto.

Turnos, novedades, ausentismo y horas extras

Situación y necesidad. El registro de la prestación efectiva de cada trabajador, que es el insumo de la liquidación. En una planta con turnos rotativos y personal de temporada, la tarja es un proceso diario de alto volumen y su exactitud determina la del recibo.

Base integrada por VRP. Asistencias, ausencias con sus circuitos de aprobación, y el motor de entradas de trabajo que convierte esos registros en los conceptos que la liquidación consume, contemplando la interacción entre asistencia, ausencia y contrato.

Configuración y desarrollo específico.

• Calendarios y esquemas de turno rotativo de Ingenios, con sus ciclos y francos.
• Reglas de cómputo de horas extras según el régimen aplicable, con su distinción por jornada, nocturnidad, día de descanso y feriado.
• Carga de novedades por sector, con validación del responsable antes de llegar a liquidación.
• Control de ausentismo con indicadores por sector, causa y período.
• Integración con dispositivos de registro de asistencia en planta.
• Cierre de período de tarja, con bloqueo posterior y trazabilidad de toda modificación.

Límite declarado. La integración con dispositivos biométricos depende del modelo y del protocolo del equipamiento que Ingenios utilice o adquiera. VRP ha implementado esta integración en otros proyectos; su alcance definitivo se confirma una vez identificado el equipamiento, durante el relevamiento.

Entregables. Legajos migrados · Estructura organizativa · Alta y baja masiva de temporada · Esquemas de turno · Reglas de horas extras · Circuito de novedades con validación · Tableros de ausentismo · Cierre de período con bloqueo.

Participación de Ingenios. Recursos Humanos y responsables de sector. La definición de los esquemas de turno y de las reglas de cómputo es del cliente, y conviene que intervengan las áreas que hoy discuten esas interpretaciones, porque el sistema las va a fijar.

Criterio de aceptación. El padrón migrado coincide en cantidad, encuadramiento y antigüedad con los registros de Recursos Humanos, y un período completo de tarja se procesa para un sector con turno rotativo con las horas por concepto coincidentes con el cálculo manual del área.

4.2 · Liquidaciones

Situación y necesidad. Liquidar los haberes conforme al convenio aplicable y a la normativa vigente, generar los recibos, producir las declaraciones e imputar el resultado a la contabilidad.

Base integrada por VRP. La distribución oficial de la plataforma no incorpora un módulo de nómina. La funcionalidad se obtiene mediante el motor de liquidación de la comunidad, que aporta las estructuras salariales, las reglas de cálculo, los recibos, los registros de aportes y contribuciones y la integración contable. Es un motor de reglas: provee la maquinaria, no las reglas argentinas. Esas las aporta VRP, que las tiene construidas y operando en un entorno productivo, y constituyen el punto de partida.

Configuración y desarrollo específico. Construir, sobre ese motor, el conjunto completo de reglas aplicables a Ingenios:

• Estructuras salariales por convenio y categoría, con sus escalas.
• Conceptos remunerativos y no remunerativos, adicionales, antigüedad y presentismo.
• Horas extras según el resultado de la tarja del 4.1.
• Sueldo anual complementario y su cálculo semestral.
• Vacaciones y su liquidación.
• Aportes personales y contribuciones patronales, con sus bases y topes.
• Retención del impuesto a las ganancias sobre rentas del trabajo, con deducciones y acumulado anual.
• Anticipos, préstamos, embargos y cuotas sindicales.
• Entrega de azúcar al personal, con su valorización, su tratamiento en el recibo y su descuento de existencias.
• Captura de tareas de campo como insumo de la liquidación del personal afectado a labores agrícolas. Durante la Etapa 1 esa información ingresa por archivo estructurado, con el mismo mecanismo del informe de molienda; cuando el Punto 3 se incorpore, se alimenta sola.
• Liquidaciones finales y su composición.
• Libro de sueldos en formato digital y declaración de aportes y contribuciones.
• Asiento contable con imputación analítica por sector.
• Recibo digital con su puesta a disposición conforme al régimen vigente, con registro de la fecha de acceso, publicado en el portal del empleado.

Supuestos explícitos

Este punto se ofrece bajo las siguientes condiciones, que forman parte del alcance contratado:

1. Ingenios provee el convenio colectivo aplicable, sus escalas vigentes y la interpretación que la empresa aplica a cada concepto. VRP construye las reglas; no define la política salarial ni interpreta el convenio.
2. La validación de que la liquidación es correcta corresponde a Recursos Humanos de Ingenios y a su asesoría laboral. VRP garantiza que el sistema calcula lo que las reglas acordadas establecen, y corrige toda diferencia atribuible a la construcción de esas reglas.
3. Ingenios provee los acumulados del ejercicio en curso al momento del corte, sin los cuales no es posible liquidar correctamente el sueldo anual complementario ni la retención del impuesto a las ganancias.
4. Las modificaciones de convenio, de escalas o de normativa que ocurran durante la ejecución se incorporan como trabajo del proyecto. Un cambio estructural de régimen legal se trata como alcance adicional y se acuerda entre las partes.

Puesta en marcha: corrida en paralelo

La liquidación no se pone en marcha por reemplazo directo. Se ejecutan en paralelo, en el sistema actual y en el nuevo, períodos completos y reales, hasta que los resultados coincidan de forma verificada. El sistema anterior no se discontinúa antes de eso.

1. Carga inicial. Legajos, encuadramientos, antigüedades, acumulados del ejercicio, saldos de préstamos y anticipos, y conceptos en curso.
2. Primera corrida en paralelo. Un período completo liquidado en ambos sistemas. Comparación empleado por empleado y concepto por concepto. No se acepta una diferencia por redondeo sin comprender su origen.
3. Segunda corrida en paralelo. Un segundo período completo, con expectativa de coincidencia total. Las diferencias remanentes deben ser cero o estar explicadas y aceptadas por escrito.
4. Corrida sobre un período con sueldo anual complementario, cuando el calendario lo permita, por ser el cálculo que más depende de los acumulados migrados.
5. Acta de conformidad firmada por Recursos Humanos, que habilita el corte.
6. Corte. El nuevo sistema pasa a ser el único, al inicio de un período, nunca en el medio.
7. Acompañamiento reforzado durante los dos primeros períodos posteriores al corte.

Consecuencia sobre el cronograma. Requiere como mínimo dos períodos de liquidación completos antes del corte, y esos períodos son de calendario y no de esfuerzo: no se aceleran asignando más personas. El plan de ejecución lo contempla como una dependencia de duración fija.

Entregables. Estructuras y reglas construidas y documentadas con su fundamento, para que el equipo de Ingenios pueda mantenerlas · Liquidación operativa · Libro de sueldos digital · Declaración de aportes · Asiento contable con imputación analítica · Recibo digital con registro de puesta a disposición · Informes de dotación, costo laboral, ausentismo y rotación · Capacitación a Recursos Humanos.

Participación de Ingenios. Muy alta. Recursos Humanos, Liquidaciones y asesoría laboral. Es, junto con el maestro de materiales, el proceso que más dedicación del cliente demanda en toda la Etapa 1.

Criterio de aceptación. Dos períodos consecutivos liquidados en paralelo arrojan resultados coincidentes con el sistema actual, empleado por empleado y concepto por concepto, con las diferencias remanentes explicadas y aceptadas por escrito. El acta de conformidad es la condición que habilita el corte, y ninguna otra.

4.3 · Entrega de indumentaria

Situación y necesidad. Registrar la entrega de indumentaria al personal, con constancia de recepción.

Base integrada por VRP. El módulo propio de VRP para gestión de entrega de elementos de protección personal y ropa de trabajo, construido conforme a la Ley 19.587 y a la Resolución SRT 299/11, en producción en otro cliente industrial. Cubre este apartado sin desarrollo adicional, y es el mismo componente que resuelve el 6.1.

Configuración y desarrollo específico. Catálogo de indumentaria por puesto · Ciclo de reposición con alerta anticipada · Entrega con constancia firmada asentada en el legajo · Descuento automático del stock del almacén.

Criterio de aceptación. Una entrega descuenta stock, queda asentada en el legajo con su constancia, y el sistema alerta el vencimiento del ciclo de reposición.

4.4 · Contratistas

Situación y necesidad. Registro único de las empresas contratistas y del personal que ingresa por su cuenta, con la documentación exigible y su vigencia.

Hoy esa información está repartida: Compras conoce la condición comercial del tercero, Recursos Humanos su documentación, Seguridad Patrimonial controla quién entra y Mantenimiento lo hace trabajar durante la parada. Y la pregunta que importa —si esa persona que está entrando tiene la cobertura y la habilitación vigentes— hoy se responde revisando papeles en un escritorio distinto al de la portería.

Un contratista sin cobertura vigente dentro de la planta es una exposición legal, económica y humana de primer orden. Este apartado existe para que esa situación sea imposible por diseño y no por diligencia de quien está de turno.

Base integrada por VRP. Registro de terceros con datos comerciales y fiscales, adjuntos, y estructura de vencimientos con alertas anticipadas.

Configuración y desarrollo específico.

• Ficha de contratista con su documentación empresarial: cobertura de riesgos del trabajo, seguros, constancias fiscales y previsionales, habilitaciones específicas del rubro.
• Nómina del personal que cada contratista habilita para ingresar, con la documentación individual que corresponda.
• Estado de habilitación calculado: un contratista está habilitado únicamente si toda su documentación exigible está vigente. No es un campo que alguien marca, es un resultado.
• Alertas anticipadas de vencimiento, dirigidas al contratista, al área que lo contrató y a Seguridad Patrimonial.
• Autogestión documental del contratista desde el portal de proveedores, que descarga a Compras y a Seguridad Patrimonial del seguimiento manual.
• Vinculación con Compras del Punto 1, con el control de ingreso del Punto 5 y con las intervenciones de la parada del Punto 7.

Entregables. Registro de contratistas · Nómina de personal habilitado · Estado de habilitación automático · Alertas de vencimiento · Autogestión documental · Capacitación a Seguridad Patrimonial y a Compras.

Participación de Ingenios. Seguridad Patrimonial, Compras y Seguridad e Higiene definen qué documentación es exigible por tipo de contratista y con qué anticipación se alerta. Es una definición de la empresa y tiene consecuencias legales.

Criterio de aceptación. Un contratista con un documento vencido aparece como no habilitado sin intervención manual, y las alertas se emiten con la anticipación definida.

4.5 a 4.7 · Servicio médico

Apartados incorporados en la versión final del mapa funcional.

Ingenios del Tucumán opera un servicio médico propio, y el mapa lo divide en tres: enfermería, farmacia y medicina laboral. En la práctica es un solo circuito.

Un trabajador se atiende en enfermería. Medicina laboral registra la atención en su historia laboral digital y autoriza la receta. La farmacia dispensa, y su gasto se controla e imputa. Y cuando corresponde un certificado por enfermedad, su autorización llega a la liquidación de haberes como ausencia justificada, que es el punto donde este circuito se conecta con el 4.2.

Qué comprende. Historia laboral digital por trabajador · Registro de atenciones de enfermería y médicas · Recepción y autorización de recetas · Control y pago de farmacias, con ranking de gasto por empleado · Autorización de certificados por enfermedad, con su impacto en la liquidación.

Es desarrollo a medida. La plataforma no incorpora esta funcionalidad en ninguna de sus ediciones ni existe un componente de la comunidad que la resuelva. Se construye específicamente para Ingenios, y está incluida en el alcance de la Etapa 1.

Tratamiento de la información. La historia laboral es información sensible de salud y recibe un tratamiento diferenciado del resto del sistema: acceso restringido al personal autorizado, registro de cada consulta al dato, y separación respecto de la información que utiliza Recursos Humanos. Un responsable de área no accede al diagnóstico de una persona de su equipo; sí accede a que existe una ausencia justificada y a su período.

Participación de Ingenios. El servicio médico define los circuitos de atención y autorización, y Recursos Humanos define qué información cruza hacia la liquidación. La política de acceso a la información de salud la establece la empresa.

Criterio de aceptación. Una atención se registra en la historia laboral, genera su receta autorizada, el gasto de farmacia queda imputado al empleado, y un certificado por enfermedad autorizado se refleja como ausencia justificada en la liquidación del período, sin que el diagnóstico sea accesible fuera del servicio médico.

Seguridad Patrimonial

Control de ingresos y egresos, remitos de egreso y novedades.

5.0 · Qué resuelve este punto

El Punto 4 construye el registro de contratistas y su documentación. Este lo pone a trabajar en el único lugar donde sirve: la portería, en el momento en que alguien pretende entrar.

Un control que se resuelve consultando una carpeta en otra oficina no es un control. La diferencia entre tener la información y usarla es este punto.

5.1 · Control de ingresos y egresos

Ingreso de personal de contratistas

Situación y necesidad. Registrar quién entra y quién sale de la planta, y que ese registro sirva para algo más que dejar constancia.

Base integrada por VRP. Registro de eventos con fecha, hora, persona y motivo, vinculado al registro de terceros del Punto 4 y al de personal.

Configuración y desarrollo específico.

• Registro de ingreso y egreso de personal de contratistas, con el motivo y el área de destino.
• Bloqueo de ingreso ante documentación vencida, con la consulta resuelta en el momento y en la portería, no en una oficina.
• Registro de vehículos de terceros, vinculado con el Punto 7.
• Consulta de quiénes se encuentran dentro de la planta en un momento dado. Es la información que hace falta ante una emergencia y que hoy no existe de forma inmediata.
• Excepciones autorizadas, con responsable y motivo registrados. La excepción se documenta, no se saltea.

Participación de Ingenios. Seguridad Patrimonial define el circuito y quién autoriza una excepción. El personal de portería valida la interfaz: si no es rápida de operar con una fila de camiones esperando, no se usa.

Criterio de aceptación. Un intento de ingreso de personal con documentación vencida es rechazado por el sistema, la excepción autorizada queda registrada con su responsable, y la consulta de presencia refleja la situación real.

Remitos de egreso de planta

Situación y necesidad. Controlar la salida de bienes que no corresponden a una venta.

Base integrada por VRP. Documentación de traslado y movimientos de inventario, ya implementados en los Puntos 1 y 2.

Configuración y desarrollo específico.

• Remito de egreso para material a reparación, devolución a proveedor, préstamo de equipamiento o traslado entre plantas.
• Autorización previa según el tipo de bien y su valor.
• Control en portería contra el remito emitido, con registro de la salida efectiva.
• Circuito de retorno para los bienes que deben volver, con alerta cuando no regresan en el plazo previsto.

Participación de Ingenios. Seguridad Patrimonial, Almacenes y las áreas que hoy generan salidas de bienes.

Criterio de aceptación. Un bien sale con su remito autorizado y controlado en portería, y el sistema alerta cuando un bien que debía retornar no lo hizo en plazo.

5.2 · Novedades

Situación y necesidad. Registrar las novedades del servicio de seguridad y que lleguen a quien corresponde.

Base integrada por VRP. Registro de eventos con clasificación, adjuntos, derivación y seguimiento.

Configuración y desarrollo específico.

• Carga de novedades por turno, con clasificación y nivel de gravedad.
• Derivación automática al área que corresponda según el tipo.
• Adjuntos: fotografías y documentación.
• Seguimiento hasta el cierre, con constancia de quién intervino.
• Indicadores por tipo, sector y período, integrados a los tableros del Punto 9.

Entregables. Circuito de novedades con derivación · Seguimiento hasta el cierre · Indicadores.

Participación de Ingenios. Seguridad Patrimonial define la clasificación y las reglas de derivación.

Criterio de aceptación. Una novedad cargada se deriva al área correcta, se sigue hasta su cierre y aparece en los indicadores del período.

Seguridad y Medio Ambiente

Protección personal, accidentes, capacitaciones y sistemas de gestión.

6.1 · Seguridad e higiene

Elementos de protección personal

Situación y necesidad. Entregar los elementos de protección al personal, dejar constancia de la entrega y poder demostrarlo. La normativa argentina exige la constancia documentada de la provisión, y ante un siniestro esa constancia es lo primero que se pide.

Base integrada por VRP. El módulo propio de VRP para gestión de entrega de elementos de protección personal y ropa de trabajo, construido conforme a la Ley 19.587 y a la Resolución SRT 299/11, en producción en otro cliente industrial.

Configuración y desarrollo específico.

• Catálogo de elementos por puesto y por riesgo, definido con Seguridad e Higiene.
• Ciclo de reposición por elemento, con alerta anticipada al vencimiento.
• Entrega con constancia firmada, asentada en el legajo del empleado.
• Descuento automático del stock del almacén del Punto 2.
• El mismo circuito atiende la entrega de indumentaria del 4.3.
• Informe de cumplimiento por sector, por puesto y por período.

Participación de Ingenios. Seguridad e Higiene define el catálogo por puesto y los ciclos de reposición. Recursos Humanos y Almacenes operan el circuito.

Criterio de aceptación. Una entrega descuenta stock, queda asentada en el legajo con su constancia, y el informe de cumplimiento por sector coincide con lo entregado.

Registro de accidentes e incidentes

Situación y necesidad. Registrar los accidentes y también los incidentes que no produjeron daño, que son los que permiten evitar el próximo.

Base integrada por VRP. Estructura de registro de eventos con clasificación, investigación, adjuntos y acciones asociadas, provista por la suite de sistemas de gestión.

Configuración y desarrollo específico.

• Registro de accidentes con y sin días caídos, e incidentes sin daño.
• Datos de la investigación: causas, testigos, evidencia fotográfica, medidas inmediatas.
• Vinculación con el legajo del empleado o con el contratista involucrado.
• Generación automática de las acciones correctivas del 6.3.
• Indicadores de siniestralidad por sector y por período.

Criterio de aceptación. Un accidente se registra, se investiga, genera sus acciones correctivas y aparece en los indicadores del período.

Capacitaciones al personal

Situación y necesidad. Registrar la capacitación en materia de seguridad e higiene, que es una obligación legal y una evidencia exigible.

Base integrada por VRP. El módulo propio de registro de capacitaciones y reuniones, con firma digital, minuta y constancia en legajo, en producción.

Configuración y desarrollo específico.

• Plan anual de capacitación por puesto y por riesgo.
• Registro de cada instancia con temario, instructor, asistentes y firma.
• Constancia automática en el legajo de cada participante.
• Alertas por capacitación obligatoria vencida o no realizada.
• El mismo circuito atiende la capacitación de usuarios del sistema, prevista en el Punto 0. Un solo registro para las dos cosas.

Criterio de aceptación. Una capacitación registrada deja constancia firmada en el legajo de cada asistente, y el sistema alerta sobre el personal con capacitación obligatoria pendiente.

6.2 · Informes

Situación y necesidad. Consolidar la información del área en indicadores, sin carga adicional: los indicadores se generan desde los registros operativos de los apartados anteriores.

Comprende siniestralidad, cumplimiento de entrega de elementos de protección, cumplimiento del plan de capacitación, estado de las acciones correctivas y aspectos ambientales bajo seguimiento. Se integran a los tableros del Punto 9.

Criterio de aceptación. Los indicadores del área se generan desde los registros operativos, sin carga adicional.

6.3 · Sistemas de gestión

Apartado incorporado durante el relevamiento.

Situación y necesidad. Ingenios del Tucumán no cuenta hoy con certificación de sus sistemas de gestión. La decisión de certificar puede tomarse en el futuro, y el momento de prepararse para eso es mientras se implementa el sistema, no después.

La propuesta. El sistema se construye conforme a los requisitos documentales de las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, sin que ello implique iniciar un proceso de certificación ni agregar burocracia a la operación. Lo que se instala es la estructura: control de documentos, registros trazables, no conformidades, acciones correctivas, auditorías internas y revisión por la dirección.

El día que Ingenios decida certificar, buena parte de la evidencia que un auditor solicita ya está generada por la operación cotidiana, en lugar de tener que construirse retroactivamente. Y si esa decisión no se toma nunca, la empresa igual se queda con un sistema documental ordenado y auditable, que es valioso por sí mismo.

Base integrada por VRP. La suite de sistemas de gestión de la comunidad, más el desarrollo propio de VRP que agrega el paso de revisión previo a la aprobación documental. Ambos en producción en otro cliente industrial.

Configuración y desarrollo específico.

• Estructura documental: manual, procedimientos, instructivos y registros, con su circuito de elaboración, revisión, aprobación y distribución controlada.
• Control de versiones de cada documento, con constancia de quién lo aprobó y desde cuándo rige.
• No conformidades, con análisis de causa y acciones correctivas y preventivas, con responsable y plazo.
• Programa de auditorías internas, con hallazgos y seguimiento.
• Revisión por la dirección, con las entradas y salidas que la norma prevé.
• Aspectos ambientales y su seguimiento.

Entregables. Estructura documental operativa · Circuito de no conformidades y acciones · Programa de auditorías internas · Revisión por la dirección · Capacitación a los referentes.

Participación de Ingenios. Requiere un referente designado por la empresa. Es el apartado donde el sistema puede quedar vacío si nadie lo hace propio: la estructura la provee la herramienta, el contenido lo produce la organización.

Criterio de aceptación. Un documento recorre su circuito completo de elaboración, revisión y aprobación con control de versiones; una no conformidad genera su acción correctiva con responsable y plazo y se sigue hasta el cierre.

Mantenimiento

Taller mecánico, flota, mantenimiento de fábrica y parada de trapiche.

7.0 · El hecho que ordena todo este punto

El mantenimiento de un ingenio no se distribuye de manera pareja a lo largo del año. Se concentra.

Durante la molienda el criterio dominante es no parar, y la intervención se limita a lo que no puede esperar. El mantenimiento mayor —desarme, reparación general, recambio de componentes, obras— se ejecuta en la interzafra, contra un plazo fijo que termina el día en que arranca la zafra siguiente. Es lo que el mapa funcional llama parada de trapiche.

Esa parada es el proyecto interno más grande del año para el área. Involucra cientos de intervenciones simultáneas, compras que deben llegar a tiempo, contratistas externos en planta y un presupuesto que se ejecuta en pocos meses.

Un sistema de mantenimiento que no contemple ese evento resuelve una parte menor del problema. Por eso este punto se organiza en dos regímenes: la operación durante la molienda y la parada.

Hay además una coincidencia favorable de calendario: si el proyecto arranca en la segunda mitad del año, la puesta en marcha de este punto cae junto con la planificación de la parada, que es exactamente cuando el área necesita la herramienta y cuando tiene disponibilidad para adoptarla.

7.1 · Taller mecánico

Recepción de vehículos y registros de service

Situación y necesidad. El ingreso de un vehículo al taller, su diagnóstico, la intervención y su historial. Es un circuito distinto del de una máquina de planta: el vehículo llega, se atiende y se va.

Base integrada por VRP. Gestión de flota con contratos, servicios, odómetro, asignación a conductores e imputación contable, más el motor de mantenimiento con sus órdenes de trabajo.

Configuración y desarrollo específico.

• Circuito de recepción del vehículo en taller, con motivo de ingreso, diagnóstico y estimación de trabajo.
• Registro de service y mantenimiento por vehículo, con su historial completo.
• Consumo de repuestos sobre la intervención, resuelto con el vale de despacho del Punto 2 imputado a la orden. El material sale del almacén una sola vez y el costo queda en el vehículo.
• Registro de mano de obra por especialidad.
• Consultas de estado y de historial.

Flota y documentación

Configuración y desarrollo específico.

• Registro de la flota con seguros, verificación técnica y habilitaciones, y sus vencimientos.
• Planes de servicio por kilometraje y por horas de uso.
• Control de licencias de conducir del personal habilitado y sus vencimientos.
• Registro de siniestros con su documentación.
• Costo por vehículo consolidado: combustible del Punto 8, servicios, seguros, repuestos y mano de obra.

Límite de alcance. Comprende la flota administrativa, de logística y de servicios generales. La maquinaria agrícola de cosecha —cosechadoras, frentes de cosecha y vehículos afectados a la cosecha de caña— pertenece al Punto 3 y por lo tanto a la Etapa 2, donde se integra con la liquidación de servicios a prestadores. El modelo de datos de la Etapa 1 contempla esa extensión.

Caja chica

Situación y necesidad. El mapa incorpora la caja chica dentro del taller. No es mantenimiento, es tesorería aplicada a un sector: un fondo fijo para los gastos menores que no admiten el circuito completo de compra.

Base integrada por VRP. Diario de caja con rendiciones y su integración contable.

Configuración y desarrollo específico.

• Fondo fijo del taller con su responsable y su monto autorizado.
• Registro de gastos con comprobante, imputado al vehículo o al equipo intervenido, de modo que el gasto menor también llegue al costo del activo.
• Rendición periódica con reposición del fondo.
• Límite por comprobante, por encima del cual el gasto vuelve al circuito de compras.

Entregables del 7.1. Circuito de recepción en taller · Historial por vehículo · Flota con documentación y vencimientos · Planes de servicio por contador · Caja chica con rendición · Costo consolidado por vehículo.

Participación de Ingenios. Responsable del taller, responsable de flota, Tesorería para la caja chica, y Seguridad Patrimonial por el vínculo con el control de ingreso y egreso de vehículos del Punto 5.

Criterio de aceptación. Un vehículo ingresa al taller, se le registra una intervención con repuestos y mano de obra, se imputa un gasto de caja chica, y el costo consolidado del vehículo refleja los tres conceptos.

7.2 · Mantenimiento de fábrica

Inventario técnico de equipos

Situación y necesidad. No existe hoy un inventario técnico único de los equipos de planta con su historial. La consecuencia práctica es que el conocimiento sobre qué se le hizo a cada máquina, cuándo y con qué resultado, reside en las personas que lo hicieron.

Base integrada por VRP. Registro de equipos, categorización, responsable, equipo de mantenimiento, ubicación, garantía y proveedor.

Configuración y desarrollo específico.

• Estructura jerárquica de activos: planta, área, línea, equipo y componente, de modo que una intervención sobre un componente quede visible en el historial de la línea.
• Clasificación por criticidad, que define la política aplicable. Un turbogenerador y una bomba de servicios no admiten el mismo criterio.
• Ficha técnica con potencia, capacidad, número de serie, fecha de puesta en servicio, planos y manuales adjuntos.
• Vinculación de cada equipo con los materiales que consume, apoyada en el maestro del Punto 2. Es lo que después permite responder cuánto costó mantener un equipo.
• Contadores de operación —horas de marcha, toneladas procesadas— como base de los planes por uso.

Planes de mantenimiento preventivo

Base integrada por VRP. El motor de mantenimiento genera solicitudes preventivas periódicas por frecuencia de tiempo, con su calendario y su asignación.

Límite declarado. La plataforma dispara el preventivo por tiempo transcurrido. No contempla de forma nativa el disparo por lectura de contador —horas de marcha, toneladas molidas, kilómetros— que en un ingenio es el criterio correcto para buena parte del equipamiento. Ese comportamiento se desarrolla y está previsto en el alcance.

Configuración y desarrollo específico.

• Planes por tiempo y por contador, con disparo por la condición que se cumpla primero.
• Rutinas asociadas a cada plan: tareas, tiempos estimados, materiales previstos y especialidad requerida.
• Régimen estacional: planes diferenciados para zafra e interzafra, de modo que el sistema no genere durante la molienda una intervención que corresponde a la parada.
• Calendario anual con visualización de carga por especialidad.
• Alertas anticipadas de vencimiento de plan.

Participación de Ingenios. Jefatura de Mantenimiento y planificadores. Este es el aporte de conocimiento técnico más específico que el proyecto requiere del cliente, y no es reemplazable por el implementador.

Órdenes de trabajo

Límite declarado. El consumo de repuestos sobre una orden de mantenimiento y el registro estructurado de mano de obra por especialidad no forman parte del alcance nativo del módulo. Se construyen sobre la integración con el Punto 2 y con el Punto 4, y constituyen el desarrollo principal de este apartado.

Configuración y desarrollo específico.

• Orden de trabajo con consumo de repuestos vía vale de despacho imputado a la orden.
• Registro de mano de obra por especialidad y por persona, con horas efectivas.
• Registro de intervenciones ejecutadas por contratistas externos, vinculado con el Punto 5.
• Costo consolidado por equipo, por área y por período, sobre contabilidad analítica.
• Registro de paradas no programadas con causa, equipo responsable y tiempo de detención. En un ingenio el tiempo perdido de molienda es el indicador que mide al área, y hoy no se captura de forma sistemática.
• Historial completo por equipo, consultable desde su ficha.

Parada de trapiche

Situación y necesidad. Planificar, ejecutar y controlar el conjunto de intervenciones mayores que se concentran en la parada, contra un plazo que no admite corrimiento.

Base integrada por VRP. Estructura de proyecto con tareas, dependencias, asignación de recursos y vista temporal, más el control presupuestario, todo en producción.

Configuración y desarrollo específico.

• La parada como proyecto, con sus intervenciones como tareas vinculadas a los equipos.
• Vista de avance por área y por criticidad, con identificación de las intervenciones que condicionan el arranque de la zafra siguiente.
• Vinculación con Compras: los materiales de la parada se solicitan con la antelación que su plazo de entrega exige, y el sistema alerta cuando una compra pendiente pone en riesgo una intervención planificada.
• Control de presupuesto de la parada contra ejecución real.
• Registro de contratistas asignados por intervención, con su documentación habilitante verificada antes del ingreso a planta.

Entregables del 7.2. Inventario técnico jerarquizado con criticidad · Planes preventivos por tiempo y por contador · Órdenes de trabajo con repuestos y mano de obra · Registro de paradas no programadas · Parada de trapiche con avance, alertas de compra y control presupuestario · Costo por equipo.

Participación de Ingenios. Jefatura de Mantenimiento y responsables de área para el relevamiento del parque, la criticidad y las rutinas. Compras y Contaduría para la parada.

Criterio de aceptación. Un plan por tiempo y uno por contador generan sus solicitudes, el régimen estacional suprime la generación durante el período de molienda, una orden de trabajo se ejecuta de extremo a extremo con repuestos y mano de obra imputados al equipo, y una parada de prueba muestra avance consolidado, alerta sobre una compra crítica demorada y compara presupuesto contra ejecución.

Surtidor

Existencias de combustible, vales de consumo y venta.

8.0 · Por qué este punto se trata aparte

El combustible es el único material del ingenio que se compra por camión, se guarda en un tanque, se entrega en litros sin documento de por medio y se puede perder sin que quede rastro. Es de alto valor, alta rotación y control difícil.

Además, el surtidor despacha a tres destinos con tratamientos distintos: vehículos propios, vehículos afectados a la cosecha —que en buena medida son de terceros— y venta a clientes. Un mismo tanque alimentando tres circuitos que terminan en lugares diferentes: el costo de un vehículo, la cuenta de un prestador y una factura.

Por eso no alcanza con tratarlo como un material más del almacén.

8.1 · Existencias de combustible

Situación y necesidad. Conocer en todo momento cuánto combustible hay, cuánto entró, cuánto se despachó y cuánta diferencia existe entre el saldo teórico y el medido.

Base integrada por VRP. Gestión de existencias con unidad de medida en litros, recepción contra orden de compra, ubicaciones propias y recuento con circuito de ajuste aprobado por niveles.

Configuración y desarrollo específico.

• Recepción de combustible contra la orden de compra, con registro del volumen recibido y su documentación de traslado.
• Tanque como ubicación de existencias propia, con su capacidad y su nivel mínimo.
• Registro de medición periódica del tanque y conciliación contra el saldo teórico, con la diferencia expuesta y clasificada.
• Tratamiento de mermas, con el criterio que Ingenios defina para las diferencias aceptables y el umbral a partir del cual se investiga.
• Alerta de reposición por nivel mínimo, dimensionada para que la zafra no se quede sin combustible.

Entregables. Circuito de recepción · Tanque con control de nivel · Conciliación periódica con exposición de diferencias · Alerta de reposición.

Participación de Ingenios. El responsable del surtidor y Almacenes definen el procedimiento de medición, su frecuencia y el criterio de merma aceptable. Es una decisión de la empresa y tiene consecuencias sobre qué se considera un desvío.

Criterio de aceptación. Una recepción, un período de despachos y un recuento cierran con la diferencia entre saldo teórico y medido expuesta, y el ajuste registrado con su autorización.

8.2 · Vales de consumo

Situación y necesidad. Registrar cada despacho de combustible con destino identificado. Es el proceso de mayor frecuencia del punto y el que determina si el consumo puede controlarse o solo contarse.

Base integrada por VRP. Comprobante de vale de existencias, en producción, y su integración con la gestión de flota y con la contabilidad analítica.

Configuración y desarrollo específico.

• Vale de consumo de vehículos propios. Descuenta del tanque e imputa el costo al vehículo, con lo cual completa el costo por unidad que el Punto 7 ya construye.
• Vale de consumo de vehículos de campo. Registro del despacho a vehículos afectados a la cosecha, con identificación del vehículo, del prestador y del frente al que pertenece.
• Registro de lectura de odómetro u horómetro en cada carga.
• Identificación del responsable que retira, con autorización según el destino.
• Interfaz simplificada, operable desde el surtidor y desde dispositivo móvil. Si cargar el vale demora más que cargar el combustible, el registro se pierde.
• Circuito de excepción documentado para las cargas fuera de horario o sin autorización previa, con responsable registrado.

Frontera con la Etapa 2. El descuento del combustible entregado a vehículos de campo en la liquidación al prestador de servicios corresponde al Punto 3 y por lo tanto a la Etapa 2. La Etapa 1 registra el consumo, lo valoriza y lo deja disponible por prestador; la Etapa 2 lo conecta con la liquidación. El diseño contempla esa conexión futura.

Entregables. Circuito de vales para ambos destinos · Registro de odómetro y horómetro · Interfaz simplificada · Consumo acumulado por vehículo y por prestador · Capacitación al personal del surtidor.

Participación de Ingenios. El responsable del surtidor, la jefatura de Mantenimiento por la flota, y la jefatura agrícola por los vehículos de campo. Definen quién autoriza cada tipo de carga.

Criterio de aceptación. Un vale emitido desde la interfaz simplificada descuenta el tanque, imputa el costo al vehículo o queda asignado al prestador, y el consumo acumulado es consultable por período.

8.3 · Venta de combustible

Situación y necesidad. El 8.1 del mapa prevé nota de venta de combustible y gestión de remitos, es decir la entrega a terceros con su documentación y su facturación.

Base integrada por VRP. Circuito de venta completo con la localización argentina, emisión de comprobantes electrónicos y remitos, ya implementado en el Punto 1.

Configuración y desarrollo específico.

• Nota de venta de combustible, con lista de precios propia y condiciones comerciales.
• Emisión del remito y de la documentación de traslado que corresponda a la operación.
• Descuento de existencias del tanque contra la entrega efectiva, no contra la nota de venta.
• Facturación integrada con el circuito de ventas y con la cuenta corriente del cliente.

Nota de alcance. El tratamiento fiscal y regulatorio aplicable a la comercialización de combustible se releva y se parametriza en la Fase 1 junto con el área Impositiva de Ingenios, sobre el encuadre que la empresa tenga definido para esta operación.

Entregables. Circuito de venta operativo · Remitos y documentación de traslado · Descuento de existencias contra entrega · Facturación integrada.

Participación de Ingenios. Comercial, Facturación e Impositiva.

Criterio de aceptación. Una venta recorre el circuito completo: nota de venta, remito, entrega con descuento de existencias y comprobante fiscal emitido.

8.4 · Control y consultas

Situación y necesidad. El mapa pide "Consultas" en los dos apartados. Traducido: que la información del surtidor sea consultable por quienes la necesitan, sin pedirla.

Configuración y desarrollo específico.

• Consulta de existencias, movimientos y diferencias del período.
• Consumo por vehículo, por prestador, por frente de cosecha y por centro de costo.
• Consumo por unidad de uso —litros por kilómetro o por hora de operación— comparado contra el histórico de cada vehículo.
• Indicadores del punto integrados a los tableros de gestión.

Sobre el consumo por unidad de uso. No estaba pedido y conviene proponerlo, porque es donde este punto deja de ser un registro y pasa a ser una herramienta. Un vehículo que empieza a consumir por encima de su propio promedio está diciendo una de dos cosas: que tiene un problema mecánico, o que el combustible no está llegando al tanque. Las dos importan, y las dos se detectan con el mismo indicador. La primera alimenta al Punto 7 de Mantenimiento; la segunda, al control interno.

Entregables. Consultas operativas · Consumo por unidad de uso con comparación histórica · Indicadores integrados a los tableros.

Participación de Ingenios. Responsable del surtidor, Mantenimiento y Contaduría.

Criterio de aceptación. El consumo por vehículo y por unidad de uso se consulta por período y las desviaciones respecto del histórico quedan visibles.

Sistemas

Mesa de ayuda, asistente de IA, tableros, portales y activos del área.

9.0 · De qué se trata este punto

El área de Sistemas es la única que aparece en el mapa como área que también necesita ser gestionada, no solo como quien opera el sistema de los demás. Administra activos —equipos, insumos, herramientas, líneas—, presta un servicio con demanda constante, y controla los accesos de toda la organización.

Es también, junto con Almacén, el punto que más se apoya en componentes que VRP ya tiene construidos: el inventario de equipos reutiliza el mismo motor que Mantenimiento en el Punto 7, y la entrega de insumos reutiliza el mismo circuito con constancia que la entrega de elementos de protección en el Punto 6.

9.1 · Mesa de ayuda con resolución asistida

Situación y necesidad. Las consultas de los usuarios se atienden hoy por canales informales, sin registro. La consecuencia es doble: el mismo problema se resuelve muchas veces, y el área no puede demostrar cuánto trabajo hace.

Base integrada por VRP. Sistema de tickets con portal de usuario, categorización, asignación, estados y tablero.

Configuración y desarrollo específico.

• Categorías, prioridades y circuito de derivación definidos con el equipo de Sistemas.
• Tiempos internos de atención por categoría, que son los que el área se compromete a cumplir puertas adentro.
• Capa de resolución asistida sobre las consultas de rutina, que son la mayoría del volumen y las que menos aportan al trabajo del área.
• Base de conocimiento que crece sola: cada ticket resuelto por una persona incorpora el caso, su diagnóstico y su solución de forma estructurada, de modo que la próxima consulta equivalente se resuelva sin intervención.
• Formularios generados asistidamente para las consultas que requieren datos estructurados.
• Cierre con historial y encuesta de satisfacción.
• Indicadores: volumen por categoría y sector, tiempo de atención, proporción resuelta sin intervención humana, consultas recurrentes.

Entregables. Mesa de ayuda operativa · Capa de resolución asistida · Base de conocimiento con la carga inicial · Formularios · Tablero de indicadores.

Participación de Ingenios. El equipo de Sistemas define categorías, circuitos y tiempos, y aporta las consultas frecuentes que constituyen la carga inicial de la base de conocimiento.

Criterio de aceptación. Un conjunto de consultas de rutina se resuelve sin intervención humana, y un ticket resuelto por una persona incorpora su solución de modo que la consulta equivalente siguiente se resuelva sola.

9.2 · Asistente de inteligencia artificial

Situación y necesidad. Que cualquier usuario autorizado pueda preguntarle al sistema en lenguaje natural y obtener una respuesta o un reporte, sin depender de que alguien le arme una consulta.

Cuánto le compramos a este proveedor en la última zafra. Qué órdenes de compra están pendientes de recepción hace más de treinta días. Qué equipos consumieron más repuestos el mes pasado.

Base integrada por VRP. El asistente de VRP está operativo hoy en un entorno productivo, con consulta de datos en modo lectura, descripción de la estructura de información, generación de reportes y creación de una factura de proveedor en borrador. Esa última importa porque demuestra que el mecanismo de acción con confirmación humana ya está construido y funcionando, no proyectado.

Configuración y desarrollo específico.

• Extensión del catálogo de acciones a los procesos de Ingenios, siempre en borrador y con confirmación de una persona.
• Carga de la capa de contexto de negocio propia del ingenio.
• Configuración del marco de permisos según el Punto 0.

Una precisión que el equipo de Sistemas va a preguntar. La consulta se ejecuta con el alcance del usuario que pregunta, no con permisos de administrador. Quien no tiene acceso a haberes no obtiene información de haberes por preguntarla en lenguaje natural. Es un requisito de diseño y se verifica como criterio de aceptación.

Sobre el consumo. Las credenciales del servicio son de Ingenios. El consumo es visible y auditable por la empresa, se factura directamente a su cuenta y VRP no aplica margen sobre él. El sistema incorpora límites de gasto configurables y alertas por umbral.

Entregables. Asistente operativo · Catálogo de acciones documentado · Tabla de permisos · Registro de auditoría de cada interacción · Límites de gasto.

Criterio de aceptación. Un usuario sin acceso a un dato no lo obtiene por preguntarlo; toda acción queda registrada con quién la pidió y qué se ejecutó.

9.3 · Tableros de gestión

Situación y necesidad. La información de gestión se produce hoy mediante consultas y planillas armadas a pedido. El costo no es solo el tiempo: es que cada área llega a la reunión con su propio número y la discusión empieza por cuál es el correcto.

Base integrada por VRP. El módulo propio de tableros de gestión de VRP, con gráficos dinámicos, filtros por período y comparación contra el período anterior, en producción.

Configuración y desarrollo específico.

• Tableros por área: Compras, Ventas, Finanzas, Almacén, Mantenimiento, Recursos Humanos, Seguridad e Higiene.
• Tablero de dirección con los indicadores de conducción de la empresa.
• Filtros comparativos por período, con la granularidad ajustándose a la selección.
• Indicadores propios del negocio, definidos con cada área.
• Acceso por rol: cada usuario ve lo que le corresponde.

Entregables. Tableros por área y de dirección · Indicadores documentados con su definición y su fuente · Capacitación a las jefaturas.

Participación de Ingenios. Cada jefatura define los indicadores de su área y, sobre todo, cómo se calcula cada uno. Es donde suele aparecer que dos áreas llamaban igual a cosas distintas, y resolverlo es parte del valor de este trabajo.

Criterio de aceptación. Cada tablero se alimenta de los datos reales del sistema y sus valores coinciden con el cálculo que el área realiza hoy por sus propios medios.

9.4 · Portales de autogestión

Situación y necesidad. Buena parte del trabajo administrativo consiste en responder consultas cuya respuesta ya está en el sistema: en qué estado está un pedido, cuál es el saldo de una cuenta, cuándo se paga una factura, dónde está un recibo de sueldo. Cada una de esas consultas ocupa a dos personas.

Base integrada por VRP. El portal de la plataforma, con acceso por rol y trazabilidad de la actividad.

Portal de Clientes

Estado de cuenta corriente y antigüedad de saldos · Comprobantes y remitos descargables · Estado de sus pedidos · Consultas por el canal del portal.

Portal de Proveedores

Estado de las órdenes de compra y de las recepciones · Estado de sus facturas y previsión de pago · Carga y actualización de su propia documentación habilitante, que descarga a Compras y a Seguridad Patrimonial del seguimiento del 4.4 · Alertas automáticas de vencimiento dirigidas al propio proveedor.

Portal de Empleados

Recibos de sueldo, con registro de puesta a disposición · Solicitud de licencias y su estado · Constancias laborales · Elementos de protección recibidos y próximos a vencer · Capacitaciones realizadas y pendientes.

Configuración y desarrollo específico. Definición de qué se expone en cada portal y con qué alcance, circuitos de autogestión, mecanismos de acceso y alta de usuarios externos, comunicaciones automáticas por cambio de estado, y su vinculación con la mesa de ayuda del 9.1.

Entregables. Los tres portales operativos · Circuitos de autogestión · Alta de usuarios externos · Comunicación a clientes, proveedores y personal.

Participación de Ingenios. Cada área define qué información expone y con qué alcance. Es una decisión de política de la empresa antes que técnica, particularmente en el portal de proveedores.

Criterio de aceptación. Cada portal tiene al menos un circuito de autogestión completo funcionando de punta a punta, y un proveedor actualiza su documentación habilitante sin intervención de Ingenios.

9.5 · Inventario de equipamiento informático

Situación y necesidad. El mapa lo llama "Info de equipos". Saber qué equipamiento tiene la empresa, dónde está, quién lo usa y qué se le hizo.

Base integrada por VRP. El mismo motor de equipos y mantenimiento que sostiene el Punto 7, aplicado a otro tipo de activo. No hay que construir nada nuevo: hay que parametrizarlo.

Configuración y desarrollo específico.

• Ficha de equipo con sus características técnicas, número de serie, fecha de incorporación y garantía.
• Asignación a un empleado o a un puesto, con su historial de asignaciones.
• Registro de intervenciones, reparaciones y reemplazos.
• Estado del ciclo de vida: en uso, en reparación, en resguardo, dado de baja.
• Vinculación con el legajo: qué equipamiento tiene asignado cada persona.

Entregables. Inventario cargado con asignaciones · Historial por equipo · Estado de ciclo de vida · Consulta por empleado.

Participación de Ingenios. El equipo de Sistemas aporta el inventario actual y define la clasificación.

Criterio de aceptación. Cada equipo tiene responsable y estado, y la consulta por empleado devuelve el equipamiento que tiene asignado.

9.6 · Insumos y herramientas

Situación y necesidad. El mapa pide "Stock Materiales" y "Entrega de Insumos y Herramientas". Es el material de trabajo del área: repuestos informáticos, consumibles, herramientas, y su entrega a los usuarios.

Base integrada por VRP. Existencias sobre el mismo almacén del Punto 2, y el circuito de entrega con constancia del módulo de elementos de protección personal, en producción.

Configuración y desarrollo específico.

• Depósito propio del área con sus existencias y su reposición.
• Entrega a usuarios con constancia y registro en el legajo, sobre el mismo circuito que usa Seguridad e Higiene para los elementos de protección.
• Herramientas con circuito de préstamo y devolución, con alerta cuando no retornan en el plazo previsto.
• Imputación del consumo al centro de costo del área solicitante.

Entregables. Depósito configurado · Circuito de entrega con constancia · Préstamo y devolución de herramientas · Imputación por centro de costo.

Criterio de aceptación. Una entrega descuenta existencias y queda asentada; una herramienta prestada y no devuelta en plazo genera su alerta.

9.7 · Líneas corporativas

Situación y necesidad. Administrar las líneas de telefonía de la empresa: a quién está asignada cada una, qué cuesta, cuándo vence el contrato y qué pasa cuando alguien deja la empresa.

Base integrada por VRP. Registro de contratos con vigencias, costos recurrentes e imputación analítica.

Configuración y desarrollo específico.

• Registro de líneas con su plan, su proveedor y su costo mensual.
• Asignación a un empleado o a un puesto, con historial.
• Imputación del costo al centro de costo del área.
• Alertas de vencimiento de contrato y de equipos asociados.
• Vinculación con la baja del empleado, según el punto siguiente.

Entregables. Registro de líneas con asignación e imputación · Alertas de vencimiento · Informe de costo por área.

Criterio de aceptación. El costo de telefonía se consulta por área y por período, y cada línea tiene responsable identificado.

9.8 · Gestión de usuarios de sistemas

Situación y necesidad. El alta y la baja de accesos. Es un proceso administrativo menor en apariencia, y es un control de seguridad de los importantes: el riesgo no está en dar un acceso, está en no quitarlo.

Base integrada por VRP. Gestión de usuarios y permisos por rol de la plataforma, con auditoría de accesos.

Configuración y desarrollo específico.

• Perfiles de acceso por puesto, de modo que el alta sea la aplicación de un perfil y no una decisión caso por caso.
• Circuito de alta disparado desde el ingreso del empleado, con la solicitud del área y su autorización.
• Circuito de baja disparado desde el egreso, que alcanza a los accesos al sistema, al equipamiento asignado del 9.7, a las herramientas del 9.6 y a la línea corporativa del 9.5. Una sola baja cierra todo.
• Revisión periódica de accesos vigentes, con reporte de los que no corresponden.
• Registro de cada alta, baja y modificación de permisos.

Sobre el circuito de baja. Es la funcionalidad de este punto que más valor de control aporta y la que menos se suele tener resuelta. Cuando alguien deja la empresa, hoy dependen de que Recursos Humanos avise y de que Sistemas se acuerde. Al conectarlo con el egreso del legajo del Punto 4, el aviso deja de ser un favor y pasa a ser un evento del sistema, con una lista de pendientes que alguien tiene que cerrar.

Entregables. Perfiles por puesto · Circuito de alta y baja conectado con el legajo · Revisión periódica de accesos · Registro de auditoría.

Participación de Ingenios. Sistemas y Recursos Humanos, en conjunto. Es un proceso que cruza las dos áreas y hoy vive en la coordinación informal entre ellas.

Criterio de aceptación. El egreso de un empleado genera la lista completa de accesos, equipamiento, herramientas y líneas a recuperar, y su cierre queda registrado.

9.9 · Automatismo IT

La versión final del mapa denomina a este ítem Automatismo IT, y lo entendemos como la automatización de los procesos propios del área de Sistemas: altas y bajas encadenadas, tareas programadas, avisos por vencimiento e integraciones internas entre los circuitos ya descriptos. Con ese alcance forma parte de la Etapa 1, y se resuelve con los mecanismos de automatización de la plataforma sobre los procesos de este punto.

Si en cambio el requerimiento apunta a la instrumentación de planta —sensado, supervisión y controladores lógicos— corresponde a la Etapa 2, por las razones que siguen.

La instrumentación de planta depende de los sistemas de control existentes —supervisión y controladores lógicos— y de los procesos industriales que corresponden al Punto 3. Definir su alcance sin haber relevado esa capa llevaría a comprometer un trabajo cuya dimensión real no se conoce, que es exactamente lo que este pliego evita en todos los demás puntos.

Cuando se aborde, el alcance será la capa de integración entre los automatismos existentes y el sistema de gestión. El diseño, la programación y el mantenimiento de los sistemas de control de planta no forman parte de la propuesta.

Si Ingenios tiene en mente un alcance distinto —por ejemplo instrumentación propia del área de Sistemas, como sensado de accesos, de tanques o de condiciones ambientales— se releva en la Fase 1 y se evalúa su incorporación a la Etapa 1.

9.10 · El punto donde se nota la transferencia

El Punto 9 tiene una particularidad: es el único cuyo usuario final es el mismo equipo que va a mantener el sistema.

Es el lugar natural para que el equipo de Sistemas de Ingenios haga sus primeros desarrollos propios acompañados, según la rampa del Punto 0. Conocen el proceso mejor que nadie, el riesgo de un error es bajo, y el resultado lo usan ellos.

Lo proponemos explícitamente: que los primeros desarrollos propios que el equipo de Ingenios lleve a producción antes del cierre de la Etapa 1 pertenezcan a este punto.

Bio Atar

Recepción de materia prima con pesada, y despacho de bioetanol con su documentación.

10.0 · Qué comprende

Recepción de materia prima con pesada, y despacho de bioetanol con su remito y su documentación de traslado.

Es un circuito de logística y no de proceso industrial: entra materia prima, se pesa, se registra; sale producto, se pesa, se documenta y se factura. Por eso corresponde a la Etapa 1 y no al Punto 3, aunque comparta con él la lógica de la balanza.

10.1 · Recepción de materia prima y pesada

Situación y necesidad. Registrar el ingreso de materia prima con su pesada, de modo que el peso quede asociado al documento de origen y a la existencia que genera.

Base integrada por VRP. Recepción contra orden de compra, existencias con unidad de medida en peso, y control de lote.

Configuración y desarrollo específico.

• Circuito de recepción con pesada de entrada y de salida, y determinación del neto.
• Registro del vehículo, del transportista y del documento de origen.
• Vinculación del peso registrado con la existencia y con el comprobante de compra.
• Tratamiento de las diferencias entre el peso declarado y el pesado, con su tolerancia y su circuito de conformidad.
• Consultas de recepciones por período, por proveedor y por producto.

Límite declarado. La integración con el equipamiento de pesaje depende del modelo de balanza y de su protocolo de comunicación. Se confirma durante el relevamiento, junto con el resto del equipamiento de planta. Si la balanza no admite integración directa, el peso se registra manualmente con doble control.

Criterio de aceptación. Una recepción completa registra pesada de entrada y salida, determina el neto, genera la existencia y queda trazable hasta el comprobante de compra.

10.2 · Despacho de bioetanol

Situación y necesidad. Emitir el despacho del producto con su remito, su documentación de traslado y su descuento de existencias.

Base integrada por VRP. Circuito de venta y remito con la localización argentina, ya implementado en el Punto 1, más el circuito de despacho del Punto 2.

Configuración y desarrollo específico.

• Generación del despacho con pesada de salida.
• Emisión del remito y de la documentación de traslado que corresponda al producto.
• Descuento de existencias contra la entrega efectiva.
• Vinculación con el circuito de ventas y con la cuenta corriente del cliente.
• Consultas de despachos por período, por cliente y por producto.

Nota de alcance. El tratamiento fiscal y la documentación de traslado aplicables al bioetanol se relevan y se parametrizan en la Fase 1 con el área Impositiva, sobre el encuadre que la empresa tenga definido para esta operación.

Criterio de aceptación. Un despacho recorre el circuito completo: pesada, remito, descuento de existencias y comprobante emitido.

10.3 · Una definición que se toma en la Fase 1

Si Bio Atar constituye una razón social distinta de Ingenios del Tucumán S.A., el sistema se diseña multi compañía desde el origen. No es un ajuste posterior: condiciona las reglas de registro, la numeración de comprobantes, los permisos, la consolidación contable y los reportes de todos los puntos.

Está declarado entre las definiciones que se cierran durante la Fase 1, y el dimensionamiento del alcance de este punto se confirma con esa respuesta.

Interfaces con el sistema de fábrica

Qué se intercambia con el sistema industrial mientras el Punto 3 espera su etapa.

Por qué existe este capítulo

Los procesos industriales de Ingenios del Tucumán operan hoy sobre un sistema propio, desarrollado a medida, que corresponde al Punto 3 del mapa funcional y que está reservado para la Etapa 2.

Eso no significa que la Etapa 1 pueda ignorarlo. El producto terminado que se factura, el stock que se despacha y la producción que se contabiliza nacen en ese sistema. Existe una frontera de integración desde el primer día, y definirla bien es condición para que la Etapa 1 funcione.

Qué necesita el sistema de gestión desde fábrica

• Alta de producción de producto terminado, que da origen al stock disponible para venta y a su valorización.
• Despachos efectuados, que dan origen a la documentación de traslado y al descuento de existencias.
• Resultados de laboratorio asociados a los lotes, cuando condicionan la calidad comercial del producto.
• Tareas de campo ejecutadas por el personal afectado a labores agrícolas, como insumo de la liquidación de haberes.

Qué necesita fábrica desde el sistema de gestión

• Maestro de materiales normalizado, como referencia única.
• Existencias de insumos de proceso, incluido el saldo de los pies de máquina.
• Pedidos de venta comprometidos, como insumo de la programación.

Principios de diseño de la interfaz

Una sola dirección por dato. Cada dato tiene un sistema de origen y uno de destino, y no se escribe desde los dos lados. Sin esa regla, la primera diferencia entre ambos sistemas es imposible de arbitrar.

Reproceso sin efecto duplicado. Un intercambio que se repite produce el mismo resultado que si se hubiera ejecutado una sola vez. Es la única forma de recuperarse de una caída sin tener que reconstruir a mano.

Registro de cada intercambio, con su resultado y sus rechazos, consultable por ambos equipos. Una diferencia entre los dos sistemas tiene que poder explicarse mirando el registro y no comparando pantallas.

Tolerancia a la indisponibilidad. Ninguno de los dos sistemas se detiene porque el otro no esté disponible. Lo pendiente se acumula y se procesa al restablecerse.

Conciliación periódica entre lo registrado a cada lado, con reporte de diferencias.

Cómo se define y quién la construye

El alcance definitivo, el mecanismo técnico y la frecuencia se establecen en la Fase 1, en trabajo conjunto con el referente funcional del sistema de fábrica, que es quien conoce su modelo de datos y sus reglas.

VRP construye el lado del sistema de gestión y acompaña técnicamente el diseño del intercambio. La intervención sobre el sistema de fábrica corresponde a Ingenios y a su referente, según el Punto 3.

Qué ocurre con esta interfaz en la Etapa 2

Cuando el Punto 3 se incorpore al sistema de gestión, la interfaz deja de ser necesaria y se retira. Se diseña sabiendo que es transitoria, lo que ordena dos decisiones: no se construye sobre ella funcionalidad que después haya que rehacer, y el modelo de datos del sistema de gestión se define desde ahora contemplando cómo van a entrar los procesos industriales, en lugar de acomodarse a la forma en que hoy llegan desde afuera.

Participación de Ingenios. El referente funcional del sistema de fábrica, en la definición y en las pruebas. Es una dependencia declarada del cronograma.

Criterio de aceptación. Los intercambios operan en ambos sentidos con registro y reproceso verificados, la conciliación periódica no arroja diferencias sin explicar, y una indisponibilidad simulada de cualquiera de los dos sistemas se recupera sin pérdida ni duplicación de información.

Fuera del alcance de la Etapa 1

Un alcance se define tanto por lo que incluye como por lo que deja afuera.

Por qué este capítulo está escrito con este detalle

Un alcance se define tanto por lo que incluye como por lo que deja afuera. En un proyecto de esta magnitud, lo segundo suele quedar sin escribir, y esa omisión es la causa más frecuente de desgaste entre cliente y proveedor a partir del tercer mes.

Lo que sigue no es una lista de negativas. Es la contracara del alcance de los puntos: si algo no aparece acá ni allá, no está definido, y se resuelve en la Fase 1 antes de que sea un problema.

Casi todo lo enumerado puede incorporarse. Lo que se declara es que no está incluido en la Etapa 1, no que no pueda hacerse.

Reservado para la Etapa 2

Corresponde al Punto 3 del mapa funcional, tal como fue acordado con Ingenios del Tucumán durante el relevamiento.

• Administración de cañeros, fincas, frentes de cosecha, cuarteros y prestadores de servicios.
• Acuerdos comerciales, liquidación de maquila y liquidación de servicios de flete y cosecha.
• Canchón: recepción de caña, balanza y órdenes de carga.
• Laboratorio de individuales y laboratorio de fábrica, destilería y refinería.
• Producción: planes de producción y declaración de producción.
• Almacén y despacho de producto terminado, con su trazabilidad, etiquetado y documentación de traslado provincial.
• Costeo industrial por producto y subproducto. La estructura de contabilidad analítica que lo hace posible sí se construye en la Etapa 1, porque hacerlo después obligaría a rehacer la contabilidad. El costeo propiamente dicho requiere que exista Producción.
• Integración con los automatismos de fábrica: instrumentación, supervisión y control.

Sobre la integración con los automatismos. Cuando se aborde, el alcance será la capa de integración entre los sistemas de control existentes y el sistema de gestión. El diseño, la programación y el mantenimiento de los sistemas de control de planta no forman parte de ninguna de las dos etapas.

Evaluado y no incluido

Funcionalidad que se analizó durante el relevamiento y se decidió dejar fuera de esta etapa. Se deja constancia de que se evaluó, con el motivo.

Atención telefónica automatizada. Se planteó incorporar atención de llamadas con generación automática de tickets. Es técnicamente posible y agrega una capa de complejidad, de costo recurrente y de puntos de falla que no se justifica frente al beneficio en esta etapa, sobre todo cuando la mesa de ayuda con resolución asistida cubre el mismo volumen de consultas por canales más confiables. Queda disponible como evolución posterior.

Aplicación móvil propia. Los procesos que se operan en planta se resuelven con interfaces adaptadas a dispositivos móviles sobre la aplicación de la plataforma. El desarrollo de una aplicación nativa propia no forma parte de la Etapa 1.

Comercio electrónico y sitio web institucional. No fue planteado como necesidad. La plataforma lo soporta y puede incorporarse cuando se requiera.

No incluido en la prestación

Provisión de equipamiento. Servidores, almacenamiento, conectividad, lectores de código de barras, impresoras de etiquetas, dispositivos de registro de asistencia, balanzas y terminales. VRP acompaña la definición técnica y verifica compatibilidad; la compra y la instalación física son de Ingenios.

Infraestructura de red y conectividad interna. El cableado, los enlaces, la red inalámbrica de planta y la conectividad de los puestos de trabajo.

Equipamiento de usuario final. Computadoras, impresoras de oficina, sistemas operativos de escritorio y su soporte.

Licencias, suscripciones y servicios de terceros con costo. Componentes de terceros que requieran licencia paga, servicios con cargo por transacción y consumo de servicios de inteligencia artificial, según el Punto 9.

Servicios profesionales de otras disciplinas. Asesoramiento contable, impositivo, laboral o legal. VRP construye el sistema conforme a las definiciones que esas áreas o sus asesores establezcan; no las reemplaza ni las valida.

Certificación de sistemas de gestión. El sistema se construye conforme a los requisitos documentales de las normas, según el Punto 6. La auditoría y la certificación las realiza un organismo acreditado y no forman parte de esta prestación.

Digitalización de documentación en papel preexistente. El sistema opera en forma digital desde su puesta en marcha. La carga retroactiva de documentación histórica no está incluida.

Desarrollo o mantenimiento del sistema de fábrica actual. El alcance de la Etapa 1 comprende la interfaz descripta en el capítulo de interfaces con el sistema de fábrica, no la intervención sobre ese sistema.

Migración de datos: qué sí y qué no

Es la definición que más conviene precisar, porque la expectativa habitual excede por mucho lo razonable.

Incluido. Datos maestros: plan de cuentas, clientes, proveedores, materiales, empleados, equipos y flota. Saldos de apertura: contables, de cuentas corrientes, de stock, de valores y de conceptos en curso de la liquidación. Configuración vigente: listas de precios, condiciones comerciales, estructura impositiva.

No incluido, salvo acuerdo específico. El historial completo de movimientos de los ejercicios anteriores: comprobantes históricos, movimientos de stock, liquidaciones anteriores y asientos de períodos cerrados.

Por qué. Migrar historial rara vez se usa y siempre cuesta: obliga a reconstruir en el modelo nuevo información que fue producida bajo reglas distintas, y el resultado suele ser un dato que no coincide del todo con el original y en el que nadie termina de confiar. La práctica habitual, y la que recomendamos, es conservar el sistema anterior en modo consulta durante el período que Ingenios necesite, y arrancar el nuevo con saldos correctos.

Si Ingenios requiere migrar un alcance histórico determinado, se dimensiona en la Fase 1 y se acuerda como trabajo específico.

La calidad del dato de origen es responsabilidad de Ingenios. VRP aporta la metodología, las herramientas de depuración y el acompañamiento, según el punto 2.2.

Sujeto a confirmación en la Fase 1

Elementos que forman parte del alcance pero cuya dimensión no puede establecerse antes del relevamiento. Se declaran acá para que su tratamiento no sorprenda a nadie.

En todos los casos, el resultado del dimensionamiento se presenta al comité de dirección antes de comprometer el hito correspondiente.

Cómo se incorpora algo que hoy está fuera

Un pedido nuevo no se rechaza por no figurar en este documento, ni se absorbe en silencio. Recorre el circuito del capítulo del plan de ejecución: se registra en el backlog conjunto, se dimensiona, y el comité de dirección decide si entra dentro de la capacidad comprometida desplazando otra prioridad, si se acuerda como alcance adicional, o si se difiere.

Lo que no ocurre es que el alcance crezca sin que nadie lo haya decidido. Esa es la diferencia entre un proyecto que se ajusta y uno que se desborda.

Después del go-live

Estabilización, niveles de servicio, evolución y convivencia cuando el sistema ya es de Ingenios.

Por qué este capítulo importa tanto como el plan de implantación

Un ERP no termina el día que entra en producción. Ese día empieza a usarse, que es cuando aparecen los casos que ningún relevamiento anticipa y cuando la organización decide, en la práctica, si el sistema es una herramienta o una carga.

Este capítulo define qué ocurre a partir de ese momento: cómo se acompaña la puesta en marcha, qué se compromete como servicio, con qué tiempos se responde, y cómo conviven las dos partes cuando el sistema ya es de Ingenios y su propio equipo también lo modifica.

Estabilización

Las semanas posteriores a cada entrada en producción tienen un régimen distinto al del soporte corriente, y no es lo mismo estabilizar la primera fase que la última.

Qué incluye. Atención reforzada sobre el área que acaba de entrar, con prioridad sobre cualquier otra tarea del proyecto. Presencia en planta durante los primeros días de operación de los procesos que se ejecutan en el piso. Corrección inmediata de los desvíos que la operación real revela. Ajustes de configuración, permisos y reportes sobre la marcha.

Cuánto dura. Dos semanas por cada puesta en producción, y cuatro en el caso de la liquidación de haberes, por las razones del punto 4.2.

Cuándo se considera estabilizada un área. Cuando completó un ciclo operativo completo —un mes de compras, un cierre contable, un período de liquidación— sin incidentes de severidad alta y sin necesidad de recurrir al procedimiento anterior.

Qué hace el equipo de Sistemas de Ingenios durante la estabilización. Acompaña la atención. Es el momento de mayor densidad de aprendizaje de todo el proyecto: los problemas reales, con usuarios reales, resueltos junto a quien construyó el sistema. Buena parte de la transferencia tecnológica del capítulo del plan de ejecución ocurre acá y no en un aula.

Modelo de servicio

Superada la estabilización, el sistema entra en régimen y el servicio se organiza en tres niveles.

Primer nivel — Mesa de ayuda. Consultas de uso, dudas de procedimiento y solicitudes de rutina. Se atiende con la mesa de ayuda del punto 9.1, con su capa de resolución asistida y su base de conocimiento. Es el nivel que absorbe la mayor parte del volumen y el que opera el equipo de Sistemas de Ingenios.

Segundo nivel — Soporte funcional y técnico. Incidentes que requieren diagnóstico: comportamientos inesperados, errores de configuración, problemas de rendimiento, dificultades con una integración. Intervienen ambos equipos según el caso.

Tercer nivel — Ingeniería. Corrección de defectos en el código, cambios que requieren desarrollo, y problemas de plataforma o infraestructura.

La distinción entre lo que es mantenimiento y lo que es desarrollo nuevo es la del Punto 0, y está escrita antes de empezar precisamente para no discutirla cuando ocurra.

Niveles de servicio

Los tiempos comprometidos se organizan por severidad. La severidad la determina el impacto sobre la operación, no quién reporta el incidente.

Tres precisiones que evitan discusiones posteriores.

El plazo de resolución se suspende mientras la continuidad del análisis depende de una acción de Ingenios: una definición pendiente, un dato que hace falta, un acceso, o la disponibilidad de un usuario para reproducir el caso.

El compromiso alcanza a lo que VRP controla. La disponibilidad de la infraestructura es responsabilidad compartida según la matriz del Punto 0, y un incidente originado en un componente bajo administración de Ingenios se atiende con la misma diligencia pero no computa contra estos objetivos.

Los incidentes de severidad crítica se atienden fuera del horario de servicio, incluidos fines de semana durante los períodos declarados como críticos.

Canales y horario

Horario de servicio. Días hábiles del calendario argentino, de 8 a 17 horas.

Cobertura extendida para severidad crítica, según el capítulo anterior.

Canal principal. La mesa de ayuda del propio sistema. Todo incidente queda registrado con su historial, su clasificación y su tiempo de atención, lo que hace que los indicadores del capítulo de niveles de servicio salgan del sistema y no de una planilla.

Canal directo. Vía de comunicación permanente entre ambos equipos técnicos para el trabajo del día a día y para el aviso inmediato ante una urgencia. No reemplaza al ticket: lo acompaña.

Escalamiento. Todo incidente de severidad crítica se comunica de inmediato a la dirección de proyecto de VRP y a la Jefatura de Sistemas de Ingenios, sin esperar al circuito normal.

Mantenimiento del sistema

Correctivo. Corrección de defectos, según los niveles del capítulo de niveles de servicio.

Preventivo. Actualizaciones de seguridad, verificación de respaldos mediante restauración efectiva, revisión de rendimiento y de crecimiento de la base, control de tareas programadas y de integraciones. Se ejecuta con periodicidad definida y deja informe.

Evolutivo menor. Ajustes de configuración, reportes, permisos, plantillas y automatizaciones dentro del alcance ya implementado.

Evolutivo mayor. Funcionalidad nueva, según la distinción del Punto 0. Se prioriza en el comité de dirección sobre el backlog conjunto.

Ventana de despliegue. Semanal, en día fijo, según el Punto 0. Las correcciones de severidad crítica se despliegan fuera de ventana con el procedimiento de urgencia.

Actualizaciones de versión

La plataforma publica una versión mayor por año. Mantenerse dentro del período de soporte vigente es parte del mantenimiento del sistema y no un proyecto aparte, y conviene planificarlo en lugar de postergarlo hasta que se vuelva forzoso.

Cuándo. Fuera de los períodos declarados como críticos. Para Ingenios, el momento natural es la interzafra.

Cómo. La actualización se ejecuta primero sobre el ambiente de homologación, se validan los procesos críticos con los usuarios responsables, y recién entonces se aplica a producción, con el respaldo previo y el plan de retorno escritos.

Quién. Ambos equipos, según el modelo de trabajo conjunto. Al ser una operación anual y de alto valor formativo, es una de las actividades donde la participación del equipo de Sistemas está explícitamente prevista.

Cuando Ingenios modifica el sistema

Este capítulo existe porque el modelo de trabajo conjunto lo hace necesario, y porque ningún proveedor puede comprometer niveles de servicio sobre código que no escribió sin decir cómo se resuelve.

El principio. El acceso al código es abierto para ambos equipos. La responsabilidad sobre un incidente se determina por su origen, no por quién lo reporta.

Lo que sostiene todo esto. Que nadie edite archivos en el servidor y que lo que corre en producción sea exactamente lo que está en el repositorio. Es la condición que permite responder qué entró y quién lo puso, y sin ella el compromiso de servicio no puede sostenerse para ninguna de las dos partes.

Protocolo para períodos críticos

Durante la zafra, el sistema soporta el mayor volumen del año y la tolerancia a una interrupción es mínima. El régimen se ajusta en consecuencia:

• La ventana de despliegue se restringe a correcciones y a cambios previamente acordados. Los evolutivos funcionales se acumulan para después.
• Cobertura extendida para incidentes de severidad crítica, incluidos fines de semana.
• Verificación reforzada de respaldos.
• Congelamiento de cambios sobre los procesos que Ingenios declare críticos, salvo corrección de defectos.

Las fechas y los procesos alcanzados los define Ingenios; VRP los documenta y los aplica.

Indicadores del servicio

El servicio se mide y se reporta. Los indicadores salen del propio sistema, no de una planilla que alguien completa:

• Volumen de incidentes por severidad, por área y por período.
• Cumplimiento de los tiempos de respuesta y de resolución.
• Proporción resuelta en primer nivel, incluida la resuelta de forma asistida.
• Incidentes recurrentes, con su análisis de causa.
• Disponibilidad del sistema.
• Estado del backlog de evolutivos.
• Avance de la transferencia tecnológica: cambios llevados a producción por el equipo de Ingenios.

Se revisan en el comité de dirección. Un indicador que se degrada dos períodos seguidos abre un plan de acción con responsable y plazo.

Transición a la Etapa 2

La Etapa 1 no termina con una entrega y un apagado de luces. Los procesos que entraron en producción pasan al régimen de servicio de este capítulo mientras la Etapa 2 comienza su propio relevamiento sobre el apartado industrial.

Qué implica en la práctica. El sistema en operación tiene su atención garantizada por la estructura de servicio, con la continuidad de las personas que lo construyeron. La Etapa 2 avanza sin competir por esa atención.

Qué se lleva la Etapa 2 de la Etapa 1. La plataforma, la infraestructura, el repositorio, las reglas de trabajo, los datos maestros depurados, la estructura analítica que va a sostener el costeo industrial, y un equipo de Sistemas que para entonces ya produce sobre el sistema. Nada de eso se rehace.

El alcance, el plan y las condiciones de la Etapa 2 se acuerdan por separado, con el conocimiento acumulado durante la primera y con el apartado industrial relevado en operación, que es el único momento del año en que puede observarse funcionando.

Sobre VRP: equipo, experiencia y componentes

Quiénes ejecutan el proyecto y con qué base construida se cuenta.

Quiénes somos

Virtual Remote Partner S.A.S. es una empresa tucumana dedicada a la implantación de soluciones de gestión sobre plataforma Odoo, con foco en empresas argentinas de mediano y gran porte y experiencia particular en entornos industriales.

Nuestro trabajo no consiste en instalar un producto y parametrizarlo. Consiste en construir sobre una plataforma abierta lo que cada empresa necesita, y el volumen de desarrollo propio que sostenemos es la prueba de eso.

Quince proyectos en producción y doscientos cincuenta y seis módulos de autoría propia, sobre cuatro versiones distintas de la plataforma, en Argentina y en España. La cifra de módulos no es declarativa: se verificó en agosto de 2026 conectándose a cada servidor y contando.

Equipo asignado al proyecto

La composición del equipo y su dedicación se detallan en la propuesta económica. La distribución interna entre perfiles se ajusta según la fase del proyecto, manteniendo la capacidad comprometida.

Experiencia aplicable

Quince proyectos en producción sobre cuatro versiones de la plataforma, en Argentina y en España. Se listan todos, ordenados por su relación con lo que Ingenios del Tucumán necesita, y en cada uno se indica qué aporta a esta propuesta.

Anlosile · Odoo 16 · Fábrica de piezas metal-caucho y comercialización de bandas transportadoras, con servicios de empalme, instalación y mantenimiento. Es el proyecto más comparable en naturaleza, y además es proveedor de Ingenios del Tucumán, de modo que la referencia puede verificarse sin intermediarios. Opera en esquema multicompañía, con la localización argentina completa, la suite de sistemas de gestión con revisión y aprobación documental, la gestión de elementos de protección personal, el registro de capacitaciones, los tableros y desarrollos industriales propios del negocio. Es el entorno donde puede demostrarse en vivo buena parte de esta propuesta.

IDEA Amoblamientos · Odoo 16 · Fábrica de muebles a medida, con integración a equipos industriales de control numérico. Aporta dos antecedentes: la liquidación de haberes argentina operando en producción, que es el punto de mayor riesgo de la Etapa 1, y la integración con maquinaria de planta, antecedente del automatismo del Punto 9.

La 10 SRL · Odoo 18 · Fábrica de pallets con dos plantas productivas integradas, en Monteros y en San Miguel de Tucumán. Antecedente directo de una operación industrial distribuida en más de una planta, con existencias y producción consolidadas.

Cruce SRL · Odoo 18 · Empresa constructora, con gestión de las cajas de los jefes de obra y seguimiento completo de los presupuestos, plan contra ejecutado, avance y gestión de obra. Es el mismo patrón que la parada de trapiche del Punto 7: un proyecto con presupuesto, avance y control de desvíos. Y la caja del jefe de obra es la misma figura que la caja chica del taller mecánico.

Sanatorio Sarmiento · Odoo 18 · Gestión contable y administrativa completa de todas las operaciones del sanatorio. Antecedente del Punto 1 en una organización con alto volumen de comprobantes y exigencia de cierre.

Lost & Found Hotels, Barcelona · Odoo 17 · Plataforma de gestión y recupero de objetos perdidos, con más de 1.125 usuarios e integración con transportistas internacionales. Responde por sí solo la pregunta de escala: la plataforma sostiene en producción más del triple de la dotación prevista para la Etapa 2 de Ingenios.

Waka Waka · Odoo 17 · Cadena de salones de fiesta multicompañía, con tres locales operativos. Segundo antecedente de operación sobre más de una sociedad, que es la definición pendiente del Punto 10.

Fermo Group · Odoo 17 · Empresa financiera para la que se construyó un banco a medida con tres sucursales, en Tucumán, Salta y Buenos Aires: compraventa de cheques, de divisas y de criptomonedas, transferencias locales e internacionales, y billeteras para clientes en tres monedas. Da la medida de hasta dónde llega el desarrollo propio cuando el negocio lo exige.

M&F Apartments, Madrid · Odoo 18 · Gestión de alquileres y reservas, con integración a Caixa Bank y Banco Santander España y a las plataformas de alquiler temporario del mercado. Antecedente de integración con sistemas externos que no dependen de nosotros.

La Argentina · Odoo 18 · Cadena de indumentaria con catorce sucursales y tres franquiciados, con integración a canales de venta externos y tienda en línea. Es el proyecto que dio origen al anexo formal de licencias, propiedad de datos y cesión ordenada que se propone acá, ampliado.

Norry Equipamientos · Odoo 16 · Venta e instalación de cámaras frigoríficas, equipamiento industrial, supermercadismo y racks. Es el proyecto donde se construyó la biblioteca de tutoriales para usuarios internos que se propone en el Punto 0.

Almacén Saleme · Odoo 15 · Cadena de tres supermercados con más de sesenta y cinco empleados. Operación minorista con múltiples puntos de venta y personal en turnos.

Virtual POS · Odoo 15 · Puntos de venta sobre servidor compartido y multiproyecto, que comprende tres supermercados y drugstores, dos carnicerías y un frigorífico. Antecedente de administración de varios entornos productivos sobre una misma infraestructura.

Abernoa · Odoo 15 · Comercialización de aberturas y amoblamiento, con dos sucursales.

Virtual Remote Partner · Odoo 16 · La propia operación de VRP: asignación de personal, consultoría e implantación de sistemas de gestión, desarrollo de software a medida y consultoría en normas ISO. Usamos la plataforma para gestionar nuestra empresa, y la práctica en normas de gestión es la que sostiene el apartado 6.3 de esta propuesta.

A pedido de Ingenios, cualquiera de estos entornos puede mostrarse en funcionamiento durante la evaluación de la propuesta, con la autorización de los clientes correspondientes.

Componentes aplicables a la Etapa 1

No es el catálogo completo de VRP. Es el conjunto de componentes que este proyecto va a usar, ordenado por punto, de modo que pueda verificarse punto por punto qué parte del sistema ya existe antes de empezar.

Cada componente indica su origen:

• Propio — desarrollado por VRP.
• Integrado — de la comunidad o de terceros, seleccionado, verificado, adaptado y en varios casos corregido por VRP para poder usarse en producción. Determinar que un componente sirve, que es compatible y que cumple lo que promete es parte de la ingeniería del proyecto, y no es menor: la mayoría de lo que circula no pasa esa prueba.

Punto 0 · Plataforma

Sistema operativo, base de datos, servidor web y certificado, todos bajo licencia libre · Control de versiones y automatización del despliegue · Asistencia por inteligencia artificial gobernada por las reglas del repositorio.

Punto 1 · Administración

Punto 2 · Almacén

Punto 4 · Recursos Humanos

Punto 5 · Seguridad Patrimonial

Se apoya en el registro de terceros con documentación y vencimientos del Punto 1. El estado de habilitación calculado y su control en el ingreso a planta son desarrollo específico para Ingenios.

Punto 6 · Seguridad y Medio Ambiente

Punto 7 · Mantenimiento

Punto 8 · Surtidor

Se apoya íntegramente en componentes que los Puntos 1, 2 y 7 ya instalan: existencias con unidad de medida en litros, comprobante de vale, circuito de venta con remito e imputación al vehículo. Lo específico es el control del tanque con su conciliación y el indicador de consumo por unidad de uso.

Punto 9 · Sistemas

Punto 10 · Bio Atar

Se apoya en el circuito de recepción del Punto 2 y en el de venta y remito del Punto 1. Lo específico es la pesada con determinación de neto y su integración con el equipamiento de balanza.

Sobre la economía del diseño

Tres de los once puntos —el 5, el 8 y el 10— se resuelven casi por completo con componentes que los otros puntos ya instalan. No es una simplificación de la propuesta: es la consecuencia de haber diseñado el sistema como un conjunto y no como once módulos separados. Lo que se construye una vez sirve en varios lugares, y lo que hay que mantener es menos.

La versión de la plataforma

Se propone implementar sobre la versión 18 de la plataforma. Es la que ofrece el mejor equilibrio entre madurez del ecosistema y horizonte de soporte para un sistema que va a operar durante muchos años, y es la versión sobre la que VRP ya tiene proyectos en producción.

Los componentes descriptos en el capítulo anterior están disponibles para la versión propuesta.

Sobre la actualización futura. La plataforma publica una versión mayor por año. Mantenerse en una versión con soporte vigente es parte del mantenimiento del sistema y no un proyecto aparte. La política de actualización, su frecuencia y las ventanas en que se ejecuta se acuerdan en el capítulo de post go-live, junto con el protocolo para períodos críticos.