¿Crees que estás administrando correctamente tu tiempo de trabajo, o piensas que haciendo algunas acciones diferentes podrías tener más tiempo para ti sin perder efectividad laboral?

La buena gestión del tiempo es una herramienta muy poderosa que todos (o la mayoría) tenemos al alcance de nuestras manos y que sabiéndola manejar correctamente resulta en un mayor éxito en la realización de las actividades, lo que contribuye a una mayor satisfacción personal, entre muchos otros beneficios.

Reuniones eternas para problemas que podrían resolverse con un simple email, proyectos constantemente en fase de redefinición, procesos demasiado largos… En resumen, tareas manuales y repetitivas que aportan poco al resultado final. ¿Te suenan? Son las causas y consecuencias de una mala gestión del tiempo en el trabajo.

Entonces, resulta que al final los colaboradores terminan teniendo jornadas cada vez más largas, no cuentan con planes de trabajo, se enfocan en las tareas que se deben hacer sin pensar en los objetivos que se buscan o las hacen con prisa. Están estresados, cansados o irritables por pensar en lo que falta por hacer y terminan usando para el trabajo más tiempo del que deberían.

Desde Virtual Remote Partner, como una organización que nació con la idea de que las personas son lo primero siempre, apoyamos cada una de las acciones que aporten a que nuestros colaboradores se sientan de la mejor forma posible a la hora de encarar su día de trabajo. Y una de las cosas que influye en gran medida en lograr esa satisfacción es poder “manejar” el tiempo de la mejor forma y sentirse felices con los resultados, tanto en la vida laboral como personal de cada uno.

¿Qué debes hacer?

• Separa tus tareas según su prioridad o importancia: Hay tareas importantes, otras urgentes (o ambas cosas a la vez) Te recomendamos leer sobre la Matriz Einsenhower y ponerla en práctica. También hay tareas con prioridad baja que se pueden postergar, pero eso no significa hacerlo eternamente por lo que es importante siempre hacerles una franja de tiempo, y hay otras que dependen del trabajo de alguien más o influyen en el de alguien más. Por todo es importante organizar como realizarás tus tareas y no hacerlo sin un plan detrás.

• Establece franjas de tiempos para cada cosa (incluyendo tiempos de dispersión): Cuando organices tu día, piensa en cuánto tiempo quieres dedicarle a cada actividad, esto no debe cumplirse al pie de la letra, pero si te ayuda a optimizar aún mejor tus tareas. Incluye en esa planificación los tiempos de descanso, dispersión o que utilizaras durante tu jornada para temas que no son específicamente laborales.

• Escribe y toma nota de todo: Siempre debes tener a mano tu agenda, celular o donde sea que elijas tomar nota. No le dejes a tu memoria la tarea de recordar cada cosa que se habló o pensó durante el día, que, aunque algunas notas parezcan inservibles, siempre pueden ser útiles para recordar algo que se te puede estar olvidando. Visualizar aquello que tenemos pendiente de hacer (un plazo, una llamada o una visita) nos hace ser más eficientes en el acometimiento de esa tarea. 

• Créate una Check List: Esta lista puede ser relacionada con tus tareas diarias semanales o incluso permanentes. Es aquel lugar al que puedes volver a mirar qué cosas hiciste y qué cosas te faltan por hacer. Incluso en un proceso que realices todos los días y creas saber de memoria es útil chequear que lo hayas realizado como corresponde. 

• Delega o elimina: Aprende a delegar tareas (si es que puedes hacerlo). No te cargues con mil cosas que piensas que solo tú puedes resolver y confía en tus compañeros. Y si no puedes delegar, detente a pensar qué tan fundamental es esa tarea y analiza si se puede eliminar o es necesario realizarla. 

• Programa tiempo específico para tareas que no te gusten: La mayoría de nosotros, por más que nos encante nuestro trabajo, tendremos tareas que no nos gustan hacer. Es importante apartar el tiempo para realizarlas. El mejor momento es aquel en el que te sientas más productivo y te sientas con más ganas de trabajar. Así se te hará menos pesada y obtendrás mejores resultados. 

• Haz una cosa a la vez: Esto parece fácil, pero no lo es. Está comprobado que ser multitasking termina produciendo retrasos en vez de aportar a la optimización del tiempo. Comienza algo, termínalo y recién pasa a otra tarea. Está de más aclarar que hay veces en las que por algún motivo no puedes continuar una actividad que estás realizando y en ese caso está bien pasar a otra tarea mientras se resuelve lo primero, pero en general no es una buena costumbre que debieras adquirir. 

• Pide ayuda cuando la necesites: Para muchos esto es muy difícil, y para otros no. Pedir ayuda para realizar algo que en caso contrario te llevaría mucho más tiempo es fundamental en la administración de tu tiempo. Hay veces que vale la pena invertir algunas horas en resolver por ti mismo algo que un compañero podría haberlo resuelto en minutos y otras que no lo vale. Aquí es cuestión de comprender cuándo es necesario pedirla. No pierdas el tiempo en buscar una solución que no encuentras al haberte bloqueado.

• Antes de terminar tu día, tomate unos minutos para arreglar el día siguiente: ¿Qué mejor que comenzar tu día con tus tareas claras? Al finalizar tu jornada tomate algunos minutos para pensar y enlistar las actividades del día siguiente. Así cuando te sientes en tu escritorio todo fluirá mucho mejor. Repasa la agenda, las citas, los horarios, y así evitarás imprevistos. 

• Trabaja con anticipación y planifica (al menos) tu semana: Este punto es aplicable en algunos casos y en otros no, pero si lo puedes hacer, hazlo. No trabajes sobre la hora, corriendo, o poniendo en riesgo llegar a terminar algo. Esto solo te generará estrés, impaciencia y una adrenalina negativa. Piensa por lo menos en las tareas que debes realizar de aquí a una semana y organízate según ello. 

• Conoce tus horarios de mayor productividad: Todos tenemos un pico de horario en el que somos más productivos. Si sabes que tu fuerte es la primera hora de la mañana explótala al máximo, para que tu rendimiento durante el día sea equilibrado. Organiza las tareas que requieren mayor concentración, las más duras o las que te gustan menos para este momento. 

• Busca el equilibrio con las reuniones: Ya sea que tu trabajo sea en forma remota o no, las reuniones a veces pueden romper con la concentración que tenías en la realización de algo en específico. Tenlas en cuenta en la organización de tu día y haz lo posible porque no se coincidan con tareas pesadas que no quieres interrumpir. Intenta coincidir para que sea mayormente en horarios que sabes que te quedan cómodos y puedes prestar total atención a ellas. 

• Valora el tiempo de los demás: Recuerda que formas parte de un equipo y de una cadena, por lo que tú si tu trabajo no se hace en tiempo y forma, o como se había planificado, puedes perjudicar a un compañero y a su organización de tareas. Recuerda que el trabajo en equipo es fundamental para el cumplimiento de objetivos y no eres un eslabón suelto en la organización. Valora y respeta el tiempo de todos.

• Evitar las reuniones eternas: Planea las reuniones. Ya sea usando un dashboard o lo que más útil te resulte. Evita que tanto tú como los demás se vayan “por las ramas” y la reunión acabe durando mucho más de lo esperado sin haber aportado valor. Eso no significa que no se dará lugar a la charla, dispersión o anécdotas dentro de la misma, pero sin duda seguir un tablero ayudará a que sea más eficiente.

• Desconéctate: Pon horarios a la tecnología y a tu posible distracción. Gastamos muchísimo tiempo en redes sociales, aplicaciones de mensajería, etc. Establece un tiempo para su uso durante tu jornada y respétalo.